3.2. Информационное обеспечение процесса разработки решений
Информационное обеспечение — одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику /9/.
Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Руководитель 50—90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал — средство передачи информации.
4. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Предлагается следующая классификация информации:
1) по объекту — показатели качества товара, его ресурсоем-кость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3) по форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная;
4) по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);
5) по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
6) по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
7) по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8) по стадии жизненного цикла объекта — по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;
9) по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании.
Основные требования к качеству информации:
• своевременность;
• достоверность (с определенной вероятностью);
• достаточность;
• надежность (с определенной степенью риска);
• комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
• адресность;
• правовая корректность информации;
• многократность использования;
• высокая скорость сбора, обработки и передачи;
• возможность кодирования;
• актуальность информации.
Организация массива информации. Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий.
Цель создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.
Информационный массив должен обеспечивать:
• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;
• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;
• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
• предохранение информации от искажений;
• защиту от несанкционированного доступа к информации.
Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.
Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.
Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации — количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.).
Обьем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ).
Новые информационные технологии включают /17/:
ü новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
ü новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;
ü технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
ü новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате ее внедрения (табл. 3.3).
Таблица 3.3
Функции новых информационных технологий
Номер функции |
Функция |
1 |
2 |
1 |
Общая обработка документов, их верификация и оформление |
2 |
Локальное хранение документов |
3 |
Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом |
4 |
Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места |
5 |
Электронная почта |
6 |
Персональная обработка данных |
7 |
Составление, воспроизведение и полиграфическое |
|
размножение документов |
8 |
Объединение электронной и вербальной коммуникации |
9 |
Обмен информацией между базами данных |
10 |
Ввод данных или форм |
11 |
Ведение персональных баз данных |
12 |
Генерация отчетов по обработке данных |
13 |
Управление ресурсами |
14 |
Контроль исполнения |
15 |
Управление личным временем |
16 |
Контроль автоматической корреспонденции |
17 |
Поддержка технического и профессионального инструктажа |
|
служащих |
18 |
Передача данных |
19 |
Обеспечение разнообразия в наглядном представлении |
|
материала |
20 |
Обеспечение стилистического качества документов |
21 |
Моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений |
22 |
Автоматизированное обучение |
23 |
Служба консультаций |
24 |
Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест |
25 |
Обмен локальной и персонализированной информацией |
26 |
Служба видеотекста |
27 |
Обмен и интеграция программных средств |
28 |
Перенос документов с одного носителя на другой |
29 |
Полиграфическое оформление документа |
30 |
Телефонные и телевизионные совещания |
31 |
Групповой контакт через терминалы |
На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять:
ü задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
ü исполнителей задач;
ü информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;
ü режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
ü объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;
ü порядок и формы представления информации, необходимой для управления;
ü время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
ü задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации.