Этап 1. Бланк-заявление и автобиографическая анкета.
Обычно заполнение такого бланка является первым шагом в большинстве процедур отбора. С его помощью можно получить базовую информацию, используемую на последующих этапах, а также выявить неквалифицированных заявителей.
Количество пунктов анкеты должно быть минимальным, и они должны запрашивать информацию, более всего влияющую на производительность будущей работы претендента. Пункты анкеты должны быть сформулированы в нейтральном стиле и предполагать любые возможные ответы, включая возможность отказа от ответа на пункт; .пронумерованные пункты должны вытекать один из другого. Анкета может запрашивать данные о здоровье, складе ума кандидата, о ситуациях, с которыми ему приходилось сталкиваться на работе. Могут быть заданы вопросы о мнении претендента по какому-либо поводу, например: «Что Вы думаете о переводе на работу в другой город?» Стандартными ответами могут быть: «Переведусь с удовольствием», «Не прочь попробовать», «Соглашусь на перевод», «Откажусь от перевода».
Чтобы использовать анкету как метод отбора, специалист по кадрам должен сравнить каждый ее пункт с установленными критериями результативного отбора.
Другой разновидностью анкет биографических данных является «сравнительный бланк заявлений», используемый как систематический механизм отбора. Такие анкеты применяются в США для прогнозирования производительности труда и количества увольнений.
Хорошим подходом является изучение характеристик действующих работников с распределением их на три категории эффективности: высшую, среднюю и низшую по одному из критериев результативности. Это делает возможным разработку «взвешенных» вопросников, полезных при найме таких категорий работников, как продавцы, клерки, промышленные рабочие, секретари и руководители нижнего уровня. «Вес», придаваемый тем или иным характеристикам, оценивается по шкале важности: «значения не имеет» (0); «важная» (±1); «очень важная» (±2). Затем эти цифры обобщаются для всех заявителей. В результате нанимают того, кто обнаруживает наибольший положительный результат, отвечающий минимуму, показанному результативными работниками предприятия.
Баллы важности отдельных характеристик меняются в зависимости от работы и профессии. Они могут меняться и во времени. В идеале анкета должна составляться отдельно для каждого типа работы и организации.
В США Комиссия по обеспечению равных прав на труд обнаружила, что содержание многих бланков-заявлений дискриминирует представителей меньшинств и женщин, а зачастую вообще мало относится к работе. Поэтому многие вопросы были запрещены. Ниже приводятся те из них, которых следует избегать вовсе или использовать с особой осторожностью:
1. вопросы относительно расовой и национальной принадлежности, цвета кожи, вероисповедания.
2. вопросы относительно арестов и судимостей (за исключением тех случаев, когда этого требует характер работы).
3. вопросы, касающиеся уровня благосостояния претендента.
Обследование 151 крупнейшего работодателя, проведенное в США, продемонстрировало, что в вопросниках 149 из них содержался по крайней мере 1 «незаконный» вопрос претендентам на вакантные позиции343. Это недвусмысленно указывало на необходимость тщательной проверки и изменения бланков-заявлений.
Как правило, информация, содержащаяся в бланке-заявлении, рассматривается сотрудником отдела кадров на предмет соответствия квалификации заявителя требованиям, предъявляемым работой.
Точность информации, содержащейся в бланке-заявлении, является предметом многочисленных дебатов. Вряд ли стоит полностью полагаться на эту информацию, особенно в условиях отсутствия каких-либо способов ее проверки. Часть данных может быть уточнена путем проверки рекомендательных писем.
Пытаясь получить правдивую и точную информацию, многие работодатели требуют, чтобы заявитель в
обязательном порядке подписал заявление о том, что не скрывает и не искажает данные о себе. В противном случае ему угрожают немедленным отказом от найма на работу. Повышает ли подписание этого заявления точность получаемой информации, неизвестно. Тем не менее работодатели рассматривают фальсификацию бланка-заявления как серьезное нарушение, которое в случае обнаружения ведет к отказу в трудоустройстве.
Часто во время заполнения формы заявления претендента на рабочее место просят заполнить бланк интимной (приватной) информации. Эта форма используется компанией для получения от заявителя информации, которая может быть расценена как дискриминационная. Она заполняется претендентом на вакантную позицию по желанию. Информация, полученная с ее помощью, используется затем в статистических отчетах американской Комиссии по обеспечению равных прав на труд с целью продемонстрировать, что работодатель не дискриминирует в процессе отбора и приема на работу женщин и представителей различных меньшинств.