1.3. Анализ функций управления
Функции управления — это относительно самостоятельные, специализированные и обособленные участки управленческой деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный процесс ее осуще290 Глава 8. Проектирование работы в организации
|
ствления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление (табл. 8.3). |
ствления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление (табл. 8.3).
|
Т а б л и ц а 8.3. Критерии существования функции управления |
Т а б л и ц а 8.3. Критерии существования функции управления
|
Характеристики участка деятельности по управлению |
Критерии существования функций управления |
|
Самостоятельность |
Содержание |
|
Специализированность |
Процесс |
|
Обособленность |
Структура |
Характеристики участка деятельности Критерии существования
по управлению функций управления
Самостоятельность Содержание
Специализированность Процесс
Обособленность Структура
Содержание функции отвечает на вопрос, какие действия (набор действий) осуществляются в рамках данной функции? Так, например, функция планирования предполагает, что в организации осущестапя-ются следующие действия:
• на основе изучения внешней среды и интересов основных групп влияния формулируется миссия организации;
• исходя из требований рынка и возможностей организации, устанавливаются ее цели;
• исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды, определяются альтернативные стратегии;
• для реализации стратегий в организации разрабатываются политика и процедуры, устанавливающие стандарты и нормы в действиях членов организации;
• практическая работа в подразделениях строится на основе оперативных планов;
» планы организации и ее частей обеспечиваются системой показателей и финансовыми ресурсами для их реализации.
В целом функция планирования или как сегодня принято говорить бизнес-планирования осуществляется в крупных современных производственных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном. Стратегический уровень планирования оценивает будущую (обычно не менее года) жизнеспособность и рентабельность различных направлений деятельности организации. Оперативное (месячное или квартальное) планирование исходит из стратегического и строится достаточно детально и точно в своем содержании. Годовой план — это сегодня стратегический документ, согласно которому по каждому направлению деятельности организации определяется планируемый объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы, планы капитальных вложений и планы и графики выпуска новых видов продукции. Годовой бизнес-план может детализировать планы производства и сбыта поквартально и помесячно.
Процесс реализации функции отвечает на вопрос, какова логическая последовательность осуществляемых в рамках функции действий, что за чем должно следовать, чтобы функция выполнялась. Функция бизнес-планирования может иметь следующий порядок действий (табл. 8.4).
Т а б л и ц а 8.4. Порядок действий п р и осуществлении п л а н и р о в а н и я
|
Месяцы предпланового года |
Действия и события, с о п р о в о ж д а ю щ и е процесс планирования |
|
Март — июнь |
Отдел планирования изучает рынок и конкурентную среду, делает оценки деловой активности, уточняет стратегию в отношении рынков, продукции, финансов и т.п. В июне предпланового года плановые цели, показатели и приоритеты устанавливаются и утвреждаются высшим руководством |
|
Июль |
Проводится конференция по планированию для актива руководящих работников организации. Высшее руководство организации представляет участникам свои планы и стратегию. Участники обсуждают предположения и решают, что необходимо сделать на нижнем уровне организации |
|
Август Сентябрь |
Участники конференции (руководители частей и подразделений организации, главные специалисты и т.п.) возвращаются на места и интерпретируют предлагаемые плановые задачи применительно к своим участкам работы. Разрабатывается календарь процесса оперативного планирования |
|
Предварительные плановые задания последовательно доводятся до всех уровней организации вплоть до самого нижнего — рабочей группы. На их основе каждое подразделение и участок готовят свои встречные предложения по каждому разделу плана организации. Данные передаются наверх, где проводится их оценка и определяется возможность достижения поставленных высшим руководством целей |
|
|
Октябрь |
Руководители подразделений проводят еще одну интерацию плановых предложений с руководством организации, вносят в планы необходимые изменения по согласованию с нижестоящими уровнями и утверждают планы своих подразделений |
|
Ноябрь |
Высшее руководство организации утверждает окончательный вариант плана организации |
|
Декабрь |
Централизованные функциональные службы проверяют готовность частей и подразделений организации к выполнению плана следующего года (например, заключены ли договоры с поставщиками, достаточен ли уровень квалификации рабочей силы и т.п.). Каждый работник организации разрабатывает свой индивидуальный план работы в соответствии с планом организации, следуя установленным в нем приоритетам |
В течение планового периода каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продаж и затраты (используя для этого 12-месячный скользящий прогноз) и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями. Процесс планирования в крупной производственной организации представлен на рис. 8.2.
Рис. 8.2. Процесс планирования в крупной производственной организации в условиях рыночной экономики
Структура функции отвечает на вопрос, как или каким образом формально связаны между собой действия, составляющие данную функцию. Обычно на предприятии функция планирования выполняется многими подразделениями. Ведущую роль здесь, несомненно, играет служба планирования. Однако значительную часть работы по планированию выполняют в своей области финансовый отдел, бухгалтерия, отдел снабжения, сбыта, маркетинга, НИОКР и др. Об этом, например, наглядно свидетельствует структура и состав плана одного из предприятий крупной машиностроительной корпорации.
Структура и состав бизнес-плана предприятия (объединения) включает следующее.
• краткое описание целей развития;
• состояние бизнеса и его стратегия;
• состояние рынка и маркетинговая стратегия;
• производственные задачи и использование оборудования;
• организация управления и процесса принятия решений;
• персонал и социальное развитие;
• финансовое планирование и бюджетирование;
• управление инвестициями;
• оценка рисков.
Таким образом, содержание, процесс и структура функции являются теми направлениями, по которым проводится ее анализ. Результаты этого анализа могут служить основой для развития функции: выделение из нее новой функции или изъятие за ненадобностью данной функции из организации. В последующем будет показано, как результаты анализа той или иной функции используются для проектирования работы и структуры организации.