5.2. Методы, ориентированные на задачи и технологии
Рассматриваемые методы концентрируются на проведении изменений непосредственно в работе сотрудников и их групп. В этой связи основное внимание уделяется технологическим процессам и инструментарию, используемым для выполнения определенных заданий. Методы этой группы следующие:
• проектирование работы;
• социотехническая система;
• кружки качества;
• реинжиниринг бизнес-процессов;
• всеобщее управление качеством.
В табл. 14.4 показано сравнительное влияние данной группы методов проведения изменений на системные переменные.
Т а б л и ц а 14.4.' Сравнительное влияние методов проведения изменений, ориентированных на задачи и технологии, на системные переменные
|
Методы изменений |
Влияние на системные организационные переменные |
|||||
|
Люди |
Культура |
Задачи |
Технологии |
Структура |
Стратегия |
|
|
Проектиро- вание работы |
От низкого до высокого |
От низкого до умеренного |
Высокое |
От низкого до высокого |
Низкое |
Низкое |
|
Социотехни- ческая система _ |
Высокое |
Высокое |
От умеренного до высо- кого |
Высокое |
От низкого до умеренного |
От низкого до умеренного |
|
Кружки качества |
От низкого до умеренного |
Низкое __ |
От умеренного до высокого |
От низкого до высокого |
Низкое |
Низкое |
|
Реинжиниринг бизнес-процессов |
От умере-ного до высокого |
От умеренного до высокого |
Высокое |
Высокое |
От низко- го до высокого |
От низкого до высокого |
|
Всеобщее управление качеством |
От умеренного до высо- кого |
От умеренного до высокого |
Ввкхжое |
Высокое |
От низкого до высокого |
От низко-то до высокого |
Проектирование работы. Как подход к изменениям проектирование работы представляет собой сознательно планируемую реструктуризацию того, как конкретная работа выполняется в целях усиления мотивации сотрудников, их вовлеченности и производительности и улучшения выполнения работы в целом. Можно вновь вернуться к моделям проектирования работы, рассмотренных в гл. 8. Каждая из моделей сама по себе является эффективным подходом к организационным изменениям в определенных условиях. Все эти модели положительно влияют на выполнение работы, прогулы и текучку, в конечном счете, на удовлетворенность работой. Однако имеет место неадекватное использование этих моделей. Например, программа обогащения работы может потерпеть неудачу, если менеджеры думают, что все работники хотят обогатить их работу и не видят разницы в их потребностях и ценностях.
В целом практика показала, что рассматриваемый метод способствует успешному решению проблем, возникающих у людей в процессе работы.
Социотехнические системы. Данная модель проектирования работы и одновременно метод проведения изменений, ориентированный
на задачи и технологии, концентрируется в одинаковой мере на технологическом и социальном аспектах организации, оптимизируя отношения между этими двумя составляющими и тем самым увеличивая организационную эффективность. Этот метод обычно включает в себя радикальное перепроектирование работы с учетом интересов как технологии, так и работников. Многие современные производства изначально используют данный метод как самостоятельно, так и в рамках других ранее описанных методов проведения изменений.
Кружки качества. Кружки качества — это рабочие группы из числа добровольцев из какой-то одной области деятельности, регулярно собирающиеся для отслеживания и решения проблем, относящихся к качеству работы и ее результатов. Кружки качества также решают ряд задач, присущих другим вышеописанным методам. Возникнув в Японии, этот метод быстро распространился в США. Эффективная деятельность кружков качества предусматривает, что его члены получают подготовку в области решения проблем, статистического контроля качества и групповой работы. Результатом их работы являются предложения руководству по улучшению качества и производительности для их возможного внедрения. Мотивирование участников этого процесса проводится больше через признание, чем через денежное вознаграждение. К сожалению, кружки качества решают ограниченное число проблем по сравнению с другими ранее рассмотренными методами проведения изменений.
Реинжиниринг бизнес-процессов. Этот метод, связанный с более радикальным, чем другие методы, перепроектированием процесса работы, направлен на ее упорядочение, снижение затрат, повышение качества и эффективности в ее выполнении. Реинжиниринг во многом схож с организационным диагнозом в плане того, что задается вопро- ' сом, а «зачем мы это делаем?». Реинжиниринг сопровождается следующими типичными изменениями в организации:
• функциональные подразделения заменяются процессными;
• узкая специализация заменяется широкой;
• контролируемое ролевое поведение заменяется на наделение работников полномочиями;
• оценка работы по действиям заменяется оценкой результатов;
• менеджеры из надсмотрщиков превращаются в тренеров;
• структура из вертикальной превращается в горизонтальную.
Таким образом, реинжиниринг как бы вбирает в себя много из других методов проведения изменений. Однако следует помнить, что этот метод сопровождается в большей мере драматическими и революционными изменениями, чем эволюционными.
Всеобщее у п р а в л е н и е качеством. Данный метод направлен на то, чтобы предусмотреть возникающие у потребителя потребности и ожидания в отношении качества. Достижение организацией качества во всем означает, что все виды работ и деятельности, все процессы выполняются так, что обеспечивают требование клиента, включая экономию времени и стоимости.
Важная часть данного метода связана с технологией. Например, это относится к так называемым «поставкам вовремя». Другая часть метода — культурологическая, т.е. большинство работников должны объединяться вокруг такой организационной ценности, как качество во всем, и должны быть уполномочены проводить необходимые для этого изменения. Поэтому концепция продолжающихся или постоянных улучшений является центральной в данном методе. Ключевые компоненты метода:
• план по непрерывному улучшению всех операций;
• система по точному измерению этих улучшений;
• стратегический план, основанный на сравнении качества работы организации с лучшими мировыми достижениями;
• тесное партнерство с поставщиками и потребителями, обеспечивающее получение обратной связи для улучшения качества операций;
• глубокое понимание потребителей, позволяющее немедленно трансформировать их потребности в продукт и услуги;
• долговременные отношения с потребителями, выходящие далеко за пределы простой продажи им продукта и обеспечивающие их послепродажным обслуживанием для поддержания качества;
• внимание на предотвращении ошибок, а не на их исправлении;
• обязательства по улучшению качества во всем у работников всех уровней: от руководства до рядовых исполнителей.
Все перечисленные восемь позиций являются основой для определения победителей известного в США конкурса качества (Национальная награда за качество Малькома Бэлбриджа).
5.3. Методы, ориентированные на структуру и стратегию
Программы изменений, охватывающие всю организацию, нередко связаны с изменениями в организационной структуре и стратегии и, соответственно, в культуре. Изменения в структуре предусматривают перестановки в должностях или ролях и переориентацию связей между ними, а также между рабочими группами и структурными подразделениями. Изменения в стратегии включают пересмотр миссии и целей организации, а также стратегии, позволяющей достигнуть эти цели.
В табл. 14.5 показано сравнительное влияние данных методов на системные переменные.
Таблица 14.5. Сравнительное влияние метода, ориентированного на структуру и стратегию, на системные переменные
|
Методы изменений |
Влияние на системные организационные переменные |
|||||
|
Люди |
Культура |
Задачи |
Технологии |
Структура |
Стратегия |
|
|
Адаптивные организационные струк/ туры |
Высокое |
От умеренного до высокого |
От низкого до умеренного |
От низкого до умеренного |
Высокое |
От низкого до высокого |
|
Стратегические изменения |
От низкого до высокого |
От низкого до высокого |
От низкого до высокого |
От низкого до высокого |
Высокое |
Высокое |
Адаптивные организационные структуры. По мере роста организации усложняются и сталкиваются с необходимостью проведения постоянных изменений для перехода к новым методам работы. Для этого организация и ее структура должна обладать гибкостью и адаптивностью. Рассмотрим типы структур, отвечающие таким требованиям: параллельные, матричные и сетевые (см. также гл. 9 и 10).
Параллельные организации. В рассматриваемом случае организация состоит из двух ипостасей, т.е. одновременно или параллельно сосуществуют основная и «дополнительная» структуры. При этом параллельная структура занимается сложными проблемами, которые основная или формальная структура либо не желает, либо не способна решать. Люди в параллельной структуре используют другие каналы коммуникации и власти. Они придерживаются других норм в групповой работе, решении проблем, принятии решений, отличных от основной структуры. Параллельная структура не требует привлечения нового персонала, ее формируют из существующих работников. Такая организация характеризуется следующим образом:
• все каналы коммуникации открыты и соединены; менеджеры и работники свободно коммуницируют без всяких ограничений со стороны формальной организационной иерархии;
• существует быстрый и полный обмен относящейся к делу информации по решаемым проблемам и вопросам; результатом работы параллельной структуры являются идеи, решения и нововведения;
• используемые нормы способствуют появлению у работников справедливых вопросов и анализа целей, предположений, методов, альтернатив и критериев инновации;
• менеджеры имеют возможность привлекать других работников организации для помощи в решении проблем; они не ограничены тем, что эти люди подчинены другим руководителям;
• происходит разработка механизмов, способствующих сращиванию в перспективе формальной и параллельной структур.
Подобный подход успешно использовался в автомобильной промышленности, банках, высокотехнологических компаниях, больницах, исследовательских учреждениях, университетах и других видах организаций. Однако опыт этих организаций еще очень мало описан. Отмечено, что параллельные организации способствовали развитию управленческих навыков, умению справляться с кризисными ситуациями, требующими децентрализации в принятии решений, а также ускорению во внедрении организационных инноваций.
Матричная организационная структура. Организации, испытывающие ограничения механистического и бюрократического характера, иногда переходят к матричным структурам, представляющие своеобразный баланс между использованием ресурсов по линии продуктов или предметов и по линии функций. По своей природе матричная структура организации обладает высокой способностью к применениям. Вообще матричная структура помогает создать организационную культуру, очень чувствительную и восприимчивую к изменениям. Однако построить матричную структуру непросто. Существует выражение: «Проблема не в том, чтобы создать матричную структуру в организации, а втом, чтобы создать матрицу в головах менеджеров». Никто не спорит по поводу преимуществ матричной структуры, но у нее есть и недостатки — это ее высокая стоимость и сложность управления в рамках ее связей.
Сетевые организации. Эти организации также были рассмотрены в главе и представляют собой в самом общем виде сложные мозаичные сторонние процессы коммуникации, принятия решений и контроля. Их могут изображать в обычной манере иерархической организации, но это не отражает их истинной природы. Существуют три типа сетевых структур (рис. 14.9).
Сетевые структуры имеют черты как матричных, так и параллельных структур и делают упор на сложные информационные технологии, с помощью которых координируют деятельность и работу участников сети. Менеджеры в таких организациях действуют как операторы распределительной панели, осуществляя координацию и контроль. Они могут быстро собрать группу работников и направить ее на проект для решения срочных проблем. От работников же требуется проявление духа сотрудничества и положительного отношения к групповой работе, подобно тому как это присутствует и в других методах проведения
|
Внутренняя сеть |
|
|
1 — Дизайнер |
|
|
2 - Производитель |
|
|
3 - Продавец |
|
|
4 - Поставщики |
|
|
5 — Маркетолог и сбытовик |
|
|
|
|
|
Стабильная сеть |
|
|
1 - Поставщик |
|
|
2 — Поставщик |
|
|
3 — Основное предприятие |
|
|
4 — Поставщик |
|
|
5 - Поставщик |
|
|
|
|
|
Динамичная сеть |
|
|
1 -Дизайнер |
|
|
2 — Производитель |
|
|
3 — Торговая фирма |
|
|
4 — Поставщик |
|
|
5 — Маркетолог и сбытовик |
Рис. 14.9. Примеры сетевых структур
изменений. Широкое распространение сетевые структуры получили в международных и глобальных организациях.
Стратегические изменения. Изменения стратегии представляют собой сложный тип организационных изменений. В широком смысле слова стратегия представляет собой некий план действий, направленный на достижение организационных целей. Другими словами говоря, речь идет об изменении всего набора действий и может привести к пересмотру самих целей. Классическим примером рассматриваемого метода является так называемая система открытого планирования, помогающая организации проводить систематическую оценку окружающей среды и разрабатывать стратегию, способную справиться с внешним окружением. Следование указанной системе предполагает выполнение следующих шагов:
• проведение оценки внешнего окружения с точки зрения возможного его влияния на организационное поведение;
• проведение оценки реакции организации на требования внешнего окружения;
• формулирование миссии организации;
• разработка реалистического сценария в отношении будущих требований внешнего окружения;
• разработка идеального сценария будущих требований внешнего окружения и ответа на них со стороны организации;
• сравнение существующей ситуации с будущей идеальной и подготовка плана действий по сокращению расхождения между настоящим и будущим.
Центральным в рассмотренной системе является концепция видения, заключающаяся в выборе желательного будущего состояния организации. Видение также является важнейшим компонентом лидерства (см. гл. 12).