1. Вступление
Исключительные события, или event-мероприятия, приобретают в настоящее время все большую актуальность как коммерчески значимые явления, как средство предпринимательской коммуникации и активизации целевых групп. Они ориентированы на эмоциональное восприятие клиентов и неповторимы по сути, единственны в своем роде; они рискованны и требуют высокой степени ответственности. Диапазон event-менеджмента широк и включает действия от постановки цели и увязывания ее с бизнес-стратегией до оперативного планирования и проведения мероприятий в заранее определенных пространственно-временных рамках. При этом важно, что в центр внимания event-менеджмента поставлен клиент. Это требует гораздо большей сосредоточенности на работе с индивидуальными решениями, субъективным восприятием и психологическими эффектами, нежели на экономике и организации производства и технических приемах.
1.1. Мероприятия и event
Понятию event свойственны следующие устойчивые характеристики, которые мы выделили во «Введении»:
• это мероприятие, воспринимаемое как исключительное событие;
• оно является исключительным событием с точки зрения посетителей;
• позитивное восприятие побуждает посетителей к активности;
• залог успеха — тщательная организация и спланированная инсценировка.
По сравнению с другими задачами аналогичного порядка для мероприятий типичны следующие особенности:
• результат усилий есть само мероприятие, и его нельзя ни отсрочить, ни поправить («прошло так прошло»);
• результат уникален («такое случается лишь раз и уже никогда не повторится»), успех зависит от субъективного восприятия посетителей («представьте себе: это исключительное событие, а никто его не замечает»);
• результат невозможно сохранить неизменным или запасти впрок; он полностью обесценивается, если участников слишком мало («представьте себе: это исключительное событие, а никто сюда не идет»);
• по
сравнению с результатом подготовка гораздо масштабнее
как по затратам времени, так и по затратам средств («старто
вый выстрел мощнее, чем сам забег»).
Итак, подготовка и планирование крайне важны. Возможности по обеспечению контроля и управления мероприятием, претендующим на то, чтобы стать исключительным событием, непосредственно во время его проведения, весьма ограничены — все должно быть предусмотрено и определено заранее.
В управлении мероприятиями особенно значимы следующие моменты:
• с точки зрения менеджмента проекта итогом проекта является собственно мероприятие; его сроки четко определены, а внести изменения в результат уже невозможно. Основные предусмотренные проектом расходы относятся к планированию и подготовке;
• в общем и целом множество людей оказываются связанными между собой. Поэтому логистика играет здесь большую роль, чем в других проектах;
• мероприятие жизнеспособно благодаря тому, что его посещают. Своевременное объявление о его проведении, маркетинг, реклама и PR имеют в конечном итоге решающее значение для достижения успеха;
• в такого рода исключительных событиях с высокой степенью риска следует уделять большое внимание управлению рисками и обеспечению надежности. Подготовительный процесс должен планомерно охватывать различные сферы деятельности (логистика, обучение, монтаж и демонтаж оборудования).
Вне зависимости от того, задействовано в событии сто или сто тысяч участников, с момента определения сроков и до утверждения проекта на плечи организатора мероприятия ложится огромный объем работы по планированию и подготовке. Организатору приходится иметь дело не только с посетителями, но и с поставщиками и финансовыми структурами. Перед громадой стоящих перед ним задач ответственный за мероприятие должен уметь действовать быстро и эффективно и к тому же обладать достаточным кругозором и ясным умом. Невнимание как к очевидно важным аспектам, так и к кажущимся мелочам одинаково способно поставить успех мероприятия под угрозу. С началом мероприятия уже не останется времени на какие-либо корректировки, а потому непосредственные задачи возлагаются именно на подготовку. Подготовка эта сводится к разработке плана и является ключом к успеху. Настоящее руководство способно оказать в данном направлении значительную помощь благодаря изложению необходимых методов менеджмента проекта, опоре на базу профессионализма и предоставлению возможности обстоятельно поработать с контрольными таблицами.