2.3.3.3. Оценка и управление
Численность посетителей одного мероприятия не является величиной неизвестной, равно как и не является следствием стечения обстоятельств. Хороший менеджмент мероприятия отличается тем, что:
• численность посетителей может быть предсказана до известной степени точно;
• численность посетителей планируется с точки зрения оптимального event;
• численность посетителей можно оптимизировать, управляя ею перед мероприятием и в процессе его проведения;
• отклонения в численности посетителей требуют осознанной реакции.
В основе оценки численности посетителей может лежать опыт, влияние внутренних и внешних факторов, собственные действия и итоговые записи. Во многих случаях получение независимой оценки способно улучшить результат.
Правильное определение численности посетителей важно в связи с тем, что:
• пустые залы столь же критичны для восприятия события, как и длинные очереди;
• для финансового успеха необходимо достаточно большое количество участников;
• превышение допустимой вместимости чревато разного рода рисками и проблемами.
Оценки численности посетителей, наблюдения за ней и управление ею весьма важны для успеха мероприятия. Здесь возможны такие меры, как:
• планирование мероприятия с учетом вместимости и коэффициента сменяемости, потенциальной заинтересованности и особенно целей event-мероприятия;
• управление посредством коммуникации, заключения контрактов (например, по поводу ценообразования и других условий) и направления потока посетителей в определенное русло (в порядке очередности);
• реагирование на отклонения путем попыток регулирования или адаптации мероприятия:
— пространственное или временное расширение либо сокращение мероприятия;
— дополнительные мероприятия иного рода, например организация развлечений для стоящих в очереди.