8.5.3. Подготовка - загородная экскурсия для рабоников
Поскольку выбор предложений достаточно велик, дальнейшее планирование и подготовка делятся на четыре независимых друг от друга участка задач:
• программа;
• места размещения;
• запись и информирование сотрудников;
• план на случай чрезвычайных ситуаций, возможность связи с руководством.
8.5.3.1. Программа
При планировании программы следует принять во внимание неоднородность группы. Если группа достаточно однородная и малочисленная, общие интересы найти легче. Здесь с энтузиазмом могут быть восприняты специальные пункты программы, например, сплав на плоту. В случае неоднородных групп годятся общеупотребительные цели (осмотры, культурные мероприятия).
Очень важно здесь то, что во время экскурсии, в противоположность рабочим будням, складывается живая и непринужденная атмосфера. Ее можно добиться исключительно благодаря верному выбору и комбинированию программных пунктов.
Чтобы выстраивать программу с большей уверенностью, имеет смысл проявить предусмотрительность и поинтересоваться у так
называемых неформальных лидеров относительно их позиции по поводу тех или иных взятых на заметку целей. Иначе может возникнуть опасность, что многие сотрудники, подстрекаемые сплетнями и слухами, не захотят принять участия в планируемой экскурсии, или на нее с самого начала приклеят негативный ярлык.
В зависимости от выбора программных пунктов запись сотрудников может быть произведена за несколько месяцев до мероприятия.
При планировании пунктов, касающихся транспортных средств, необходимо разъяснение следующих вопросов.
• На каком максимальном расстоянии от дома может находиться цель поездки? Никто, например, не захочет половину всего времени экскурсии провести в пути.
• Сколько времени будет продолжаться пребывание на месте?
• Какие транспортные средства выносятся на повестку дня (самолет, автобус, такси, корабль, паром, карета, поезд, трамвай...)? Смена транспортных средств также может повысить привлекательность поездки.
• Каковы расстояния между отдельными целевыми пунктами?
• Какой сервис желателен в дороге (например, напитки, туалет)?
8.5.3.2 Места для размещения
В многодневных коллективных поездках необходима возможность ночлега. При выборе мест для размещения следует учитывать следующие моменты.
• Размещение должно соответствовать уровню самой поездки. Дешевенькая ночлежка здесь так же неуместна, как и шикарный отель. В первом случае это означает: «сотрудники вновь вынуждены экономить», в последнем, не мудрствуя лукаво, достаточно вспомнить про деньги, которые выбрасывают на ветер.
• Расположение и окружение гостиницы также существенно влияет на хорошее самочувствие путешественников. Имеется разница между расположением гостиницы в зеленой или прибрежной зоне и в шумном индустриальном ландшафте. Близость к центру города имеет смысл, если предусмотрена вечерняя культурная программа.
• Необходимо принять во внимание, что, в зависимости от наполненности программы, сотрудникам могут понадобиться такие «удобства», как сауна, фитнес-зал или плавательный бассейн.
• Чтобы избежать неприятных неожиданностей, желательно посетить выбранный отель в процессе подготовки, поесть там, переночевать, если надо, осмотреть помещения, которые можно использовать как учебные. Рекламные проспекты зачастую демонстрируют только наиболее привлекательные стороны.
8.5.3.3. Составление списков и информирование сотрудников
Итак, программа готова, гостиница зарезервирована, сотрудники проинформированы. Памятка для экскурсантов составлена и распространена. Пути назад отрезаны. В памятке для экскурсантов должны содержаться следующие сведения:
• сроки;
• время отправления;
• время возвращения;
• место посадки в транспортное средство;
• адреса (гостиница, целевые пункты программы);
• информационный бюллетень к программе;
• срок сдачи отзывов о поездке;
• содействие участников;
• какие затраты берет на себя предприятие (например, напитки в баре);
• форма одежды (свободная и удобная либо обязательный костюм).
8.5.3.4. Планы на случай ЧП, возможность связи с руководством
Во время коллективных поездок возможность связаться с определенными сотрудниками, менеджером или руководителем предприятия является весьма важным пунктом. Часто это должно гарантировать возможность срочного принятия решений. В эпоху мобильной телефонии это легко достижимо. И все же оператор телефонного коммутатора должен оценивать важность звонка и передавать дальше вызов или информацию только в неотложных случаях. Такой оператор должен быть проинформирован еще в подготовительной фазе, чтобы распоряжаться адекватно. Если в экскурсии принимают участие все сотрудники предприятия, возможно использовать для звонков внешний телефонный коммутатор (агентство).
8.5.4. Пуск
В дни и часы накануне поездки отдельные пункты программы еще раз обсуждаются со стороной, предлагающей свои услуги, чтобы иметь гарантию отсутствия открытых вопросов. Далее даются указания телефонной службе, а также обеспечиваются заказ и поставка необходимых в автобусной поездке напитков и закусок.