6.3. Контроллинг проекта
Необходимо не только основательно спланировать проект, но также постоянно контролировать его дальнейшую реализацию и, используя подходящие механизмы управления, добиваться желаемого успеха. Особенно тщательно следует проверять значения определенных показателей и их соответствие фактическим условиям. Данные меры по контролю и управлению в рамках event-мероприятия охватываются понятием «контроллинг проекта».
Главной задачей функции контроля является проведение сравнения того, что должно быть, с тем, что имеется в действительности, применительно к запланированным целям, ресурсам и срокам. Посредством контроля должны своевременно распознаваться отклонения от плана и проводиться анализ причин. Функция контроля может рассматриваться как система раннего оповещения, позволяющая обнаруживать, когда запланированные цели не могут быть достигнуты или предпринятые меры не приводят к желаемому результату.
При осуществлении контроля проекта, так же как при планировании, нельзя оставлять без внимания треугольник проекта (см. выше). Каждая вершина этого треугольника должна не только планироваться, но и подлежать обязательному контролю в ходе реализации проекта. Однако особенно важно постоянно контролировать соотношение всех трех углов.
Контроль в треугольнике проекта облегчается, когда отдельные оценки переводятся на уровень рабочего пакета и благодаря этому могут быть точно установлены требуемые сведения.
• Время/сроки:
— использованное время (абсолютная продолжительность и в процентах от длительности проекта);
— время, требуемое еще (абсолютная продолжительность и в процентах от длительности проекта).
• Затраты:
— осуществленные затраты (абсолютная величина и в процентах от общего бюджета);
— затраты, ожидаемые в дальнейшем (абсолютная величина и в процентах от общего бюджета).
• Цель / запланированное мероприятие: проверка
того, насколь
ко event, с имеющимися на данный момент
времени ресурса
ми, может
реализоваться в запланированную цель в желаемой
форме.
Значения оценок меняются по ходу выполнения рабочих пакетов. Отношение между оценками рабочего пакета и степенью исчерпанности соответствующих продолжительности, затрат и результатов указывает на еще ожидаемые продолжительность, затраты и результаты.
В соотношении друг с другом оказываются грани треугольника:
• Сроки/результат:
— затраченное время по отношению к достигнутому резуль
тату (вехе);
• Затраты/сроки:
— затраты и расходы (cash flow) по отношению к срокам;
• Затраты/результат:
— расходы по
отношению к достигнутому результату (стои
мость работ).