8.3.2. Старт - участие в ярмарке
Проектная команда состоит из ответственных за участие в ярмарке, а также включает по 1-2 участника из сфер сбыта, маркетинга и PR.
Следующие общие условия, касающиеся сроков, необходимо учесть при окончательном планировании в проектной команде:
• Срок проведения ярмарки установлен жестко (ежегодно в марте).
• Вехи:
— заказ номера в гостинице: за год до начала ярмарки;
— заключение контракта на предоставление стендовой площади: за девять месяцев до начала ярмарки;
— печать и персональные вручения приглашений: за три месяца до начала ярмарки.
• Строителям, монтирующим стенд, следует дать поручения за 3—6 месяцев до начала ярмарки.
• Состав занятых на стенде, а также спрос на гостиничные номера, входные билеты или пропуска на автостоянку, приглашения, бесплатные или льготные билеты — уточняются приблизительно за четыре месяца до начала ярмарки.
• Выбор
агентств по продвижению продукции занимает от трех
до шести месяцев, персональный кастинг хостесс проводится
за один-два месяца перед Internorga.
Прочие услуги ярмарочного объединения оговариваются, как правило, за три-четыре месяца до проведения мероприятия (сюда относятся: подача электроэнергии и воды, места на автостоянке, складские площади, уборка на стенде, ночная охрана и т. д.).
• Примерно
за две-три недели до начала ярмарки всем участни
кам рассылаются исчерпывающие осведомляющие послания
с информационными бюллетенями о размещении стенда, сро
ках выставления, телефоне/факсе стенда, руководителе стенда,
составе команды и персонала, возможностях приезда и отъезда,
руководства по накладным расходам, именных табличках, про
пусках для участников ярмарки, отчетах о посещении, резерви
ровании гостиницы и информационных материалах на стенде.