3.6.2.5. Планирование на случай ЧП
Время, отпущенное на подготовку мероприятия, во много раз продолжительнее, чем фактическая длительность event; месяцы подготовки могут быть затрачены на то, что займет считаные минуты. Наряду с упомянутыми в предыдущем подразделе ЧП могут возникать и менее значительные отклонения от запланированного нормального хода. Первое правило гласит: сохранять спокойствие. Самые ранние отклонения от плана чаще всего не замечаются действующими лицами, т. е. организаторами event, активно включенными в реализацию программы. Спасти любую ситуацию может так называемый «супервайзер», специально назначенный человек, который ничего другого не делает, кроме как осуществляет надзор за ходом мероприятия. При этом в непременном присмотре нуждаются не только обширные тематические области и программные пункты event. Относительно небольшие элементы уже могут иметь негативные проявления либо оборачиваться куда более серьезными неполадками.
• Имеются ли еще в наличии свободные места на автостоянке?
• Образуются ли очереди в кассу / гардероб?
• Комфортна ли температура воздуха в помещении?
• Отлажено ли освещение?
• Все ли в порядке в туалетах?
• Имеются ли отдельные посетители, чье поведение вызывает настороженность?
Первый шаг сделан, если отклонения распознаны уже в зародыше и затем, по мере возможности, устранены. Следующий шаг заключается в осуществлении «мер первой помощи», если отклонение повлекло за собой серьезные последствия, либо в ликвидации или сдерживании ЧП. Для этого предусмотрены людские и материальные резервы, НЗ потребительских товаров и техники; в случае необходимости может быть введена в действие программа восполнения ущерба. «Команда первой помощи» по ситуации может быть оперативно брошена на место происшествия. Материальные резервы подразумевают наличие второго комплекта техники для компьютерной презентации и т. п. Часто бывает достаточно точно знать, кто при несчастных случаях способен в кратчайшие сроки оказать экстренную помощь. Не всех случайностей возможно избежать благодаря лишь хорошей подготовке и богатому практическому опыту. И все же негативное воздействие поддается ограничению, если вовремя предусмотреть необходимые меры. Конечно, не исключены ситуации, исправить которые попросту нереально. Скажем, исполнитель споткнулся и сломал ногу, — понятно, что, как правило, сразу же обеспечить ему замену не представляется возможным. Однако в течение счита-ных минут и даже секунд должны быть тщательно взвешены альтернативы и принято решение относительно дальнейшего проведения мероприятия. Смягчить такую ситуацию может ведущий, который информирует гостей о дальнейшем ходе мероприятия либо приносит извинения за его вынужденное прекращение. В каждой ситуации должно быть четко определено компетентное лицо, уполномоченное принимать решение.