8.1.2. Старт
В пределах стартовой фазы, во-первых, определяется проектная команда, а во-вторых, начинается планирование отдельных участков задач.
Проектная команда формируется следующим образом.
• Руководитель проекта
Продукт-менеджер соответствующего продукта ПО является руководителем проекта в целом и представляет интересы членов команды на переговорах. Он также играет значительную роль в структурировании семинара и берет на себя ответственность за проведение анализа затрат/прибыли или за установление цен (по согласованию с руководством предприятия).
• Обработка заказов
Соответствующий сотрудник, занимающийся обработкой заказов, несет ответственность за общую организацию семинара, определение сроков его проведения (по согласованию с преподавателем), размещение и обслуживание слушателей учебного курса и рассылку им необходимой информации о семинаре (например, схемы подъездных путей, документов по семинару и т. д.).
• Преподаватель
На преподавателя возлагается основная ответственность за содержательное структурирование и проведение семинара. Он также становится ответственным за распределение времени семинарских занятий и за документацию, связанную с участниками.
• Системный администратор
Системный администратор несет ответственность за общее аппаратное обеспечение и технику, необходимую при проведении семинара.
• Ответственный за сервис/угощение/прочее
Данному сотруднику, главным образом, поручается подготовка к семинару (например, печать семинарской документации, приобретение шариковых ручек, изготовление именных табличек), приведение в должный вид семинарского помещения по окончании занятий (уборка, демонтаж оборудования и т. д.), обслуживание обучающихся во время перерывов, организация угощения (привозные обеды) и многое другое, требующее навыков исполнителя-универсала.
• Маркетинг
Чтобы должным образом обнародовать предложение проведения семинара, в начальной подготовительной фазе должны быть запланированы и реализованы меры коммуникации по привлечению слушателей. Основная ответственность здесь ложится на отдел маркетинга, сотрудники которого согласовывают отдельные действия с продукт-менеджером и руководителем проекта.
В целом планирование семинара в фирме предполагает распределение задач по следующим направлениям:
• Продолжительность семинара
При определении общей продолжительности семинара руководствуются прежде всего объемом учебного материала. Чтобы исключить повторные приезды участников, расширенный курс им следует предлагать сразу по окончании базового курса. При установлении сроков учебного процесса следует принять во внимание наличие для отдельных групп так называемых «провальных сроков» (понедельник до обеда и пятница после обеда). Далее необходимо проследить, чтобы дни проведения семинара не наложились на сроки проведения ярмарок, конгрессов и т. д.
• Обстановка / техническое оснащение семинара Участники семинара многого ожидают от оформления учебного помещения и общей атмосферы. Профессиональное оформление рабочей обстановки может содействовать восприятию участниками делового имиджа предприятия. Участникам семинара необходимо комфортно ощущать себя в месте проведения занятий, чтобы иметь возможность полностью углубиться в сосредоточенную и напряженную работу. Помещение должно быть функциональным и свободным от проникновения посторонних шумов, комфортабельным и уютным, в нем должно быть удобное для пользования оснащение, свободный доступ свежего воздуха, чистое санитарное оборудование и обстановка в туалетах, специально отведенные места для отдыха во время перемен (разделенные на зоны для курящих и некурящих) и, желательно, терминалы с доступом в Интернет. Наряду с обустройством обстановки значительную роль для семинара играет эффективное техническое оснащение учебных помещений. В распоряжении должны быть по меньшей мере учебные компьютеры для каждого участника, компьютер для преподавателя, экран, диапроектор, таблицы, магнитные диски, доска для развешивания наглядных материалов, стол для преподавателя.
• Угощение
Под этот пункт попадают обеспечение участников семинара напитками (соки, вода, кола и т. д.), обслуживание во время
перемен (кофе, чай, фрукты и т. д.), а также обеды и, если в этом есть необходимость, ужины. Напитки и еда, предлагаемые на переменах, должны иметься в достаточном количестве и подаваться вовремя, сразу по окончании очередного занятия. Также планом должно предусматриваться, где могут устраиваться обеды и, при необходимости, ужины. Находящиеся в распоряжении столовые следует проверить на предмет наличия в меню блюд особого спроса (например, для вегетарианцев) и уровня обслуживания. Слушатели учебного курса должны иметь возможность быстро выбирать для себя еду на перемене, чтобы не допустить опозданий на занятия или их отсрочки. В норме обеденный перерыв не должен превышать полутора часов.
• Организация регистрации участников /размещения
В рамках организации регистрации и размещения должны планироваться составление и печать приглашений, рассылка писем с информацией об условиях регистрации, рассылка уведомлений о подтверждении регистрации и документации по семинару:
— приглашения к участию в семинаре должны содержать по меньшей мере следующую информацию: сроки проведения занятий; место; характеристика содержания и цели; необходимые базовые знания; текущие расходы; фамилия преподавателя. Приглашения или сообщения о проведении семинара вместе с соответствующими регистрационными бланками могут доставляться непосредственно отобранному кругу лиц, публиковаться в печати (в специальных журналах и т. д.) либо передаваться через Интернет. Имеет смысл система информирования и учета через Интернет в режиме онлайн;
— после успешно осуществленной регистрации. Во-первых, в них подтверждаются сроки, и далее необходима рассылка уведомлений, подтверждающих регистрацию заказа на проведение семинара, а во-вторых, таким образом возможно передать еще и дополнительную информацию, например, схему подъездных путей и рекомендации относительно формы одежды;
— примерно за одну-две недели до начала занятий участники получают общую информацию об учебном курсе, подробный план-график проведения семинара, расписанный по часам, и при необходимости дополнительные сведения.
Еще в процессе регистрации с каждым участником должно особо оговариваться, нужна ли ему централизованная заявка на гостиницу или он может позаботиться о номере для себя сам. При выборе подходящего размещения нужно учитывать необходимый уровень комфорта и удобное местоположение отеля.
• Планирование/проведение семинара
Данное направление охватывает планирование времени и содержания, а также само проведение семинара. При составлении плана-графика необходимо принять во внимание следующие моменты: отведение достаточного времени для перемен; начало семинара в первый день занятий не раньше 10.00 часов (прибытие слушателей в тот же день); продолжительность ежедневных занятий не должна превышать 6—7 часов; включение в план семинарских занятий дополнительного времени для задаваемых вопросов и ответов на них; в последний день семинара необходимо еще раз уточнить сроки отъезда. Семинар в целом должен быть структурирован по содержанию и логически выстроен таким образом, чтобы тематика могла прорабатываться по отдельным блокам от перерыва к перерыву. Далее должно быть согласовано использование подобающих вспомогательных и наглядных средств, позволяющих разнообразить занятия и улучшающих их усвоение. Учетные документы на участников должны четко соответствовать ходу семинара и содержать достаточно места для внесения участников в списки. Это единственные записи, к которым слушатели смогут обратиться по окончании семинара. И наконец, данное направление должно включать обработку отзывов о семинаре, чтобы последующие семинары приводить в соответствие с запросами участников.
• Маркетинг/сбыт
Эта сфера деятельности отвечает за планирование подходящих мер по маркетингу или сбыту с целью донесения до клиентов предложения об участии в семинаре. Должны быть разработаны соответствующие концепции маркетинга, например inbox-маркетинг, реклама через СМИ, и подобающие концепции сбыта, такие, как предложение в одном пакете продукта и обучающих курсов или специальные акции. В данной области по согласованию с руководством проекта осуществляется также установление цен на отдельные предложения по обучению.