2.3.2. Участники
Event, или event-мероприятие, целиком и полностью зависит от участников. В соответствии с характером event трудно провести границу между активными (действующими лицами) и пассивными участниками (целевыми группами).
Следующие соображения должны быть учтены в отношении каждой группы участников. Участники могут:
• обязать себя к участию в мероприятии за гонорар и с условием возмещения издержек (стоимости поездки, накладных расходов);
• участвовать в мероприятии без убытка для себя либо понеся только личные расходы (например, оплатив проезд) (путь протяженностью 100 км занимает по меньшей мере два часа и стоит приблизительно 50 евро, что сопоставимо с расходами на само событие);
• быть вынуждены оплачивать участие в мероприятии либо сообщать о своем прибытии;
• получить приглашение (в т. ч. персональное приглашение).
Участники, тем не менее, постоянно расходуют свое личное время, причем не только на собственно участие, прибытие и отъезд, но и на информацию о мероприятии (пассивно — посредством чтения, активно — путем распространения информации), а также на сообщение о своем прибытии, приобретение входных билетов, сборы в дорогу.
Количество предлагаемых мероприятий продолжает расти, а диапазон их содержания становится все шире, что неизбежно отнимает имеющееся свободное время участников (за вычетом предусмотренного обязательствами). Поэтому организатор event-мероприятия должен активно побуждать к участию все группы лиц.
Диапазон его действий простирается от информирования участников и побуждения их к принятию решений до усиления их решительности, с тем чтобы обеспечить гарантию участия также и в конкурентной ситуации.
В зависимости от вовлечения тех или иных групп лиц планирование участия и количества участников должно осуществляться по-разному. Обслуживание участников до, во время и по окончании мероприятия является важным вкладом в достижение успеха.
Большое значение имеет активизация участников, ведущая к размыванию границ между группами. Она может осуществляться посредством таких мер, как:
• призывы к активности, отдельные обращения к зрителям, выделенным из общей массы;
• смешивание активных и пассивных участников на всем пространстве, поддержка идентификации с event,
• обмен ролями между активными и пассивными участниками,
например в обучающей игре «Pruf den Prof.» («Проверь профессора») или в дискуссии «Политики спрашивают, граждане отвечают».