8.7. Юбилей
Юбилеи не всегда являются частными мероприятиями. Десятилетие со дня основания фирмы вызывает такой же интерес общественности, как и 60-летие предпринимателя. Рассмотренные в примере планирование и организация торжества по поводу юбилея корпорации один в один могут быть применены к названным ранее пунктам. В том же ряду стоят юбилеи сотрудников или семейные и прочие даты (см. также пример «Торжество»).
Составной частью юбилейного торжества при известных обстоятельствах может стать особенный вечер (см. пример «Вечеринка»).
8.7.1. Инициирование
Юбилей предоставляет корпорации и спонсорам возможность позаботиться о своем имидже. Проведение праздника требует непомерных затрат труда и времени, и все же это «совместно достигаемое нечто» способствует мотивации сотрудников. Во-первых, они получают удовольствие оттого, что могут совместно что-то планировать и осуществлять, а во-вторых, у них складывается особое настроение: «среди нас что-то происходит».
Концепция праздника включает следующие пункты.
• Продолжительность: 3 дня для примерно 700 посетителей.
• Место: городской зал торжеств.
• Ход мероприятия:
1) пятница: развлекательный вечер с музыкой (камерный оркестр);
2) суббота: торжественный вечер с выступлениями, поздравлениями и пожеланиями;
3) воскресенье: праздничное шествие и торжественное закрытие, во второй половине дня детский праздник с играми и развлечениями на перекрытой для проезда улице.
Инициаторами торжества выступают члены правления или совета. Принципиальное решение может быть принято на общем собрании. Инициирование начинается заранее за полтора-два года.
340
8. Примеры
8.7.2 Старт
Команда проекта поначалу включает членов правления и совета. Другие привлеченные к организации участники «принимаются на борт» позже.
При календарном планировании прежде всего учитываются место проведения мероприятия, а также устоявшиеся, вошедшие уже в традицию и привлекательные для публики мероприятия ближайшего окружения.
Количество ожидаемых посетителей оценивается на основе опытных данных, причем количество приглашенных гостей (почетные гости, прочие дружественные группы лиц...) охватываются планированием вместе со всеми.
Планирование логистики ограничивается ресторанным обслуживанием, а также обустройством сидячих мест и декораций, поскольку все остальное в полной мере предоставляется в распоряжение городским залом торжеств.
Предварительные переговоры с поставленными на повестку дня музыкальными группами / ансамблями проводятся уже на начальном этапе, поскольку результат таких переговоров в значительной мере влияет на запланированную программу.
Когда на выбранное помещение оформлена заявка и с намеченными музыкантами подписаны договора, планирование переходит в конкретную подготовительную фазу.
8.7.3. Подготовка
При распределении задач определяются отдельные участки работ и назначаются ответственные.
Команда, занимающаяся подготовкой, последовательно расширяется. Теперь можно приступать к детальному планированию.
Планирование event-мероприятия концентрируется на следующих пунктах:
• реклама/маркетинг/пресса;
• приглашение почетных гостей и дружественных групп;
• планирование снабжения продовольствием, предварительный заказ товаров;
• планирование логистики, составление рабочего плана для членов.
После оформления заявки на место проведения мероприятия и заключения договоров с артистами (музыкальными ансамблями)
наступает момент, когда вспять повернуть уже невозможно. С этого времени остановка планирования способна повлечь за собой повышенные затраты. Отказ от планирования чреват значительным ущербом для имиджа предприятия.