6. Управление мероприятием
Проект-менеджмент отражает целостную обоснованность проведения или реализации целенаправленных действий. Каждая задача, которая не может быть выполнена в стандартном порядке, должна планироваться как проект. Следующие критерии идентифицируют замысел в качестве проекта:
• однозначно заданные параметры;
• временное, кадровое и финансовое ограничение;
• уникальность задачи;
• высокий уровень сложности;
• специфическая для проекта организация.
С помощью данных критериев разъясняется, что проект-менеджмент представляет собой непосредственную основу менеджмента мероприятий. Каждое мероприятие или каждый event должны рассматриваться как утвержденные проекты; планировать и организовывать их необходимо в соответствии с методами проект-менеджмента.
Ниже будут подробнее представлены основания, методы и концепции проект-менеджмента; после этого мы в деталях рассмотрим и определим сферы задач и фазы их выполнения в рамках менеджмента мероприятий.
6.1. Проект-менеджмент
Управлять проектом, т. е. event или мероприятием, означает:
• ставить разовые задачи, планировать, оценивать и организовывать их выполнение;
• осуществлять целенаправленную реализацию этих задач в команде;
• контролировать и управлять выполнением задач, чтобы оптимально обеспечить достижение цели;
• успешно завершить проект и покончить со всем ко всеобщему удовольствию.
Следующие подразделы призваны предоставить основную информацию и ознакомить со вспомогательными средствами успешного менеджмента мероприятий.
6.1.1. Треугольник проекта
Во время общей продолжительности работы над проектом, т. е. в фазах его планирования и управления, следует с вниманием отнестись к так называемому «магическому треугольнику проекта». Треугольник проекта (см. ниже) образуется из трех основных углов, определяющих целостность проекта:
• Результат/цель.
В рамках менеджмента мероприятий само мероприятие есть высшая цель всего проекта. Из этой первостепенной цели, т. е. успешного проведения мероприятия, выводятся далее, в зависимости от характера event-мероприятия и его устроителя, самые различные цели второго порядка. При проведении спортивного праздника силами спортивного общества возможны такие второстепенные цели, как представление нового члена команды или пополнение общественной кассы. А на дне открытых дверей, организуемом предприятием, цели второго порядка — позитивное влияние и идентификация сотрудников и их семей с предприятием, — напротив, выносятся на передний план.
• Ресурсы/расходы.
Под этот пункт попадают все без исключения необходимые затраты на протяжении всего времени работы над проектом. Сюда относятся не только финансовые (постоянно находящиеся в распоряжении денежные средства, спонсирование, предварительное финансирование) и материальные (средства труда и т. д.) средства, но и необходимое рабочее время (как произведение численности персонала и продолжительности работы) и соответствующая инфраструктура (помещения, полезные площади, автостоянки т. д.).
• Время/сроки.
Этот пункт охватывает, во-первых, собственно календарные сроки проведения мероприятия. Но в равной мере необходимо учитывать планирование сроков и их соблюдение. Мероприятие держится на соблюдении запланированных сроков. Рекламные плакаты и газетные статьи уже за несколько месяцев указывают на запланированное мероприятие и соответствующие сроки.
Треугольник проекта потому и обозначается как «магический», что ни один из его углов не может быть изменен по отдельности, но каждый раз изменение как минимум одного тянет за собой остальные детерминанты. Если, например, слишком мало сотрудников готово к организации и проведению мероприятия, эта нехватка ресурсов может быть компенсирована только увеличением продолжительности работы либо корректировкой целей.
По ходу данной главы мы все чаще будем обращаться к треугольнику проекта, поскольку он должен приниматься во внимание на протяжении всех без исключения фаз менеджмента мероприятия.