8.6.2. Старт -загородная экскурсия для работников
Проект стартует в момент, когда правление уже высказалось за то, чтобы организовать симпозиум и проектная группа уже возложила на себя эту задачу.
Если проектная группа состоит из двух человек, сам проект можно разделить на два участка задач: содержательный (темы, доклады) и организационный (помещения, регистрация участников). В других случаях организатор может воспользоваться доской объявлений в высшей школе, чтобы призвать себе в помощь студентов.
В стартовой фазе определяются сроки и примерная тематика симпозиума. Место проведения выбирается с учетом обеспечения досягаемости, оптимальной для того или иного региона (расстояние около 100 км позволит соблюсти условия нормального приезда/отъезда).
В процессе предварительного информирования привлеченные к организации члены правления и приглашенные члены общества опрашиваются на предмет того, не имеют ли они принципиальных возражений против конкретного места и сроков. Тем самым удается избежать дальнейших наслоений на сроки проведения прочих мероприятий в обществе или в высшей школе. Блиц-опрос по электронной почте позволяет проанализировать, насколько согласны участники со сроками и темой.
После того как эти вопросы оказываются улажены, делается запрос и предварительное резервирование места проведения. В качестве такого места могут рассматриваться помещения, уже оборудованные для проведения научных или учебных семинаров (учебные корпуса высших школ, спортивных обществ, монастыри, гостиницы при семинариях).
Отталкиваясь от местных условий и имеющихся возможностей, организатор определяет следующие моменты:
• количество участников, количество одно- и двухместных номеров;
• продолжительность, начало и окончание (в связи со сроками особый упор делается на удаленность места проведения: путь до места назначения должен окупаться, притом что сам симпозиум не затянется);
• обеспечение питанием (полный пансион, кофе по случаю приветствия, особенно критичным является планирование еды и напитков в дорогу туда и обратно, поскольку участники часто приезжают позже или в обратный путь отправляются уже перед обедом);
• девиз и название симпозиума (благодаря этому управляется целевая группа. Здесь требуется проявить гибкость и уступчивость, чтобы заинтересованные участники имели возможность привнести собственные темы);
• количество докладов и блоков докладов (секций);
• другие мероприятия, соответствующие месту и девизу мероприятия, придающие ему индивидуальный облик и запоминаемость. Примеры:
— экскурсии на местные промышленные и горнопромышленные предприятия (на виноградники, в фирму, в шахту, в железнодорожный музей...);
— осмотр исторических и культурных достопримечательностей (монастыри, замки, исторические промышленные предприятия...);
— доклады, в которых рассматриваются во взаимосвязи региональные геология, природа, история, культура и промышленность.
Результатом стартовой фазы является составление программы симпозиума с приблизительным ходом его проведения и написание приглашений с характеристикой важнейших моментов.
Приняв во внимание расходы на ночлег / аннулирование заказа гостиничных номеров, обеспечение питанием и ресторанное обслуживание, аренду помещения для проведения симпозиума и экскурсии, можно рассчитать общую сумму всех расходов и затраты на каждого участника. Исходя из этих расчетов проводится обсуждение с правлением, какие расходы берет на себя общество и в каком размере оно субсидирует участников-студентов. Таким образом определяются расходы для участников.