8.12.2.3. Подробное планирование - турне
Распределение задач осуществляется посредством определения и упорядочения различных сфер компетенции. Затем принимаются меры по совместной разработке решений в команде проекта или на уровне руководства проектом и последующей реализации этих решений.
• Планирование разливного оборудования (количество и вид установок).
• Планирование товара (пиво BECK'S в бочках и бутылках) для посетителей концерта и VIP-гостей. Логистика режима охлаждения.
• Планирование рекламных материалов.
• Выпуск стаканов BECK'S.
• Подготовка к использованию мобильных разливных устройств в форме рюкзака от фирмы BECK'S.
• Логистика для обслуживающей команды BECK'S (т. е. для сотрудников пивоваренной компании, сопровождающих реализацию на месте), включая транспорт, пригодный для поездок в ночное время (спальные автобусы), ночлег, обеспечение питанием, гигиенические условия и т. д.
• Планирование логистики, включая получение специальных разрешений для грузовых автомобилей (на проезд в конце недели и др.), автостоянку в месте проведения концерта и т. п.
• Монтаж, декорации, демонтаж, транспортировка VIP-шатра, а также установка техники и декораций для VIP-ансамбля, са-нитарно-техническое оборудование, обустройство и обозначение табличками мест на автостоянке и зрительских мест для VIP-персон.
• Планирование VIP-приглашений для клиентов, гостей, представляющих сферы политики, культуры и т. д. (согласование с предприятием Beck & Co), включая содержание приглашений (пригласительные открытки, обратная связь, CD с приветственной речью г-на Вестернхагена, пропуска, информация о концерте, схема проезда и т. д.).
• Проведение POS-акций (продвижение продукции, выбор мест для торговли в розницу (универмаги, супермаркеты), реализация, розыгрыши лотерей с определением победителей и раздачей призов, приглашения на концерты для победителей и т. д.).
• Обслуживание победителей акций по продвижению в торговле во время их встречи с г-ном Вестернхагеном.
• Измерение уровня удовлетворенности посетителей и спонсора при помощи проведения опроса на самом концерте и телефонного опроса в течение последующих четырех недель.
• Документирование осуществленных действий силами команды видеосъемки.
8.12.2.4. Точка невозвращения
Данная веха, как правило, достигается с подписанием договора о спонсировании. Вслед за этим сотрудничество представляется общественности на пресс-конференции. Последующий отказ от сотрудничества чреват серьезным ущербом для имиджа. Правда, в договоре могут предусматриваться определенные условия, допускающие отказ (турне отменено, связанные договорными обязательствами службы не соблюли условия и т. д.).