1. Контрольные таблицы
Контрольные таблицы могут послужить путеводной нитью для легкого и успешного выполнения сложных проектов. Метод контрольных таблиц предлагает целый ряд преимуществ.
• Они обеспечивают продуманность и проработанность всех важных моментов, необходимых для успешной реализации проекта.
• При помощи контрольных таблиц могут быть точно определены зоны ответственности.
• Проработанные контрольные таблицы документируют этапы продвижения и принятия решений, благодаря чему обеспечивается их контроль и полный охват.
Контрольные таблицы служат достижению следующих целей.
в Относительно задан:
—определение целей в смысле их согласованности;
—систематическое сопоставление рабочих пакетов и задач;
—установление ответственности за выполнение задач и определение зон компетенции;
—документирование принимаемых решений; выяснение, выполняется ли то или иное задание и как оно выполняется.
• Относительно принятия решений:
—установление фактов и общих условий (например, принятые значения и масштабы) в смысле консенсуса между участниками проекта;
—принуждение к принятию решений в нужный момент;
—документирование принимаемых решений (например, запланированных значений) как базис для дальнейшей работы и документирование назначений и указаний.
В контрольной таблице невозможно упомянуть каждый отдельный этап, необходимый для выполнения задачи в целом, иначе это привело бы к отсутствию ясности и наглядности и ненужному бюрократизму. И все же таблицы должны быть достаточно детализированы, чтобы обеспечить возможность достижения общей цели.
Для создания и рассылки приглашений, например, подробная таблица должна содержать следующие пункты: составление списка адресов, разработка проекта приглашения, печать приглашений, подписание пригласительных открыток, оплата почтовых расходов. Для успешного выполнения задачи в целом достаточно включить в контрольную таблицу пункт «Приглашения». Дальнейшая детализация оставляет исполнителю слишком мало свободы действий в предусмотренных пределах.
В приведенных ниже контрольных таблицах продуманы концепция и планирование event-мероприятия, но не детали оперативной подготовки. Поэтому они не предлагают гарантии исчерпывающей проверки. Одна такая контрольная таблица, классический пример которой известен по таблицам для управления самолетами, должна быть именно узко специфической (аналогично тому, как не имеется контрольной таблицы для взлета конкретного самолета, но для каждого типа в каждой конструкции своя таблица имеется).
В наших контрольных таблицах мы попытались представить путь от возникновения идеи до ее воплощения в жизнь и поддержать всех, кто будет ими пользоваться, в стратегическом и оперативном планировании. (По теме полноты охвата параметров см. приведенный ниже пример о кетчупе.)