6.7. Фазы и вехи event-менеджмента
Применительно к event-менеджменту проект в целом рекомендуется разделить на уже известные семь фаз:
• инициирование;
в старт;
• подготовка;
• пуск;
• действие;
• последействие;
• подведение итогов.
6.7.1. Инициирование
Фаза инициирования отражает промежуток времени между возникновением идеи и принятием решения о проведении event-мероприятия. В случае более крупных проектов в данной фазе разрабатывается предложение для соответствующих носителей решений. Далее эта фаза определяет приблизительную концепцию (фирменный симпозиум, концерт, торжество по случаю 100-летнего юбилея...) и цель (товарооборот, привлечение новых членов спортивного общества и т. д.) event-мероприятия. Принимаемые здесь решения по содержанию могут не согласовываться в следующих фазах либо подгоняться путем значительных издержек. Как результат или как веха данной фазы выступает сам event (принятие стратегии и решения о проведении), носитель, руководитель проекта и, если необходимо, сроки. Определение сроков в фазе инициирования имеет смысл только тогда, когда проведение event-мероприятия приурочено к конкретной дате, например, 100-летнему юбилею спортивного общества. В нормальной же ситуации установление точных сроков производится только по окончании планирования проекта в стартовой фазе.
6.7.2. Старт
Основные задачи данной фазы сводятся к детальному планированию event-мероприятия и проектному планированию задачи в целом. В детальном планировании общая концепция формулируется во всех подробностях, каждый элемент концепции рассматривается по отдельности. В результате такого планирования должны быть разработаны плановые и содержательные параметры, а также намечены основания для общей организации, необходимые ресурсы (укомплектованность персонала, рабочая сила, денежные средства) и календарный план-график. Далее в данной фазе должны быть определены организационная и содержательная структура проекта и сферы ответственности. По завершении планирования принимается решение о том, нужно начинать подготовку к мероприятию или нет.
6.7.3. Подготовка
В предварительной фазе event начинаются собственно подготовка и реализация планирования проекта. Должны быть предприняты необходимые для проведения event-мероприятия меры (например, заблаговременная подача заявки на санитарное оборудование, рекламные акции, поиски спонсоров, рассылки пригласительных открыток). Принципиальные изменения в самом event-мероприятии или в его организационной структуре на этом этапе уже едва ли возможны. Далее, в пределах данной фазы, если это необходимо, посредством контроллинга проекта осуществляются соответствующие меры по управлению. В конце фазы складывается так называемая ситуация «точка невозвращения», поскольку отныне изменения в планировании либо вообще больше невозможны, либо возможны ценой непомерных издержек.
6.7.4. Пуск
В пределах фазы пуска event-мероприятия осуществляются необходимые работы по строительству, монтажу и обустройству на месте действия и принимаются меры к проведению мероприятия на высшем уровне. Фаза заканчивается вехой «открытая дверь», т. е. официальным открытием.
6.7.5. Действие
Фаза активного действия отражает собственно проведение мероприятия. Начиная с открытия и приветствия участников и зрителей и вплоть до окончания, когда последние посетители покидают зону действия. Только в этой фазе становится ясно, достаточно ли хорошо был спланирован проект и насколько верны оказались принятые прежде решения. Окончание данной фазы означает официальное закрытие мероприятия.
6.7.6. Последействие
Фаза последействия означает все без исключения действия на месте проведения после официального завершения мероприятия. Как правило, сюда относятся демонтаж сооружений, отправка и
возврат оборудования и обстановки. Конец данной фазы символизирует окончание абсолютно всех действий с покиданием места проведения.
6.7.7. Подведение итогов
В фазе подведения итогов — при составлении итогового финансового баланса, сборе и анализе отчетных докладов, подготовке документации по проекту в целом, оценке участия каждого сотрудника (с выражением благодарности) и контроле успеха — задаются вопросом: «А все ли поставленные нами цели достигнуты?» С окончанием фазы подведения итогов проект мероприятия в целом считается завершенным.