8.4.2. Старт -информационный тур
С назначением проектной команды начинается стартовая фаза.
• Проектная команда. Формируется из сотрудников предприятий, занимающихся маркетингом и сбытом. Руководство проектом возлагается на предприятие, инсценирующее информационное шоу.
• Планирование. Сроки должны планироваться так, чтобы они не совпали с основным сезоном отпусков. Предпочтительнее задействовать вторник, среду и четверг, поскольку готовность посещать семинары в начале и конце недели не слишком высока.
Места проведения мероприятий должны выбираться таким образом, чтобы соблюдалась равномерная географическая распределенность и тем самым присутствие заинтересованных лиц обеспечивалось бы, минуя длительные поездки последних.
Помещения должны быть приспособлены под проведение обучающих мероприятий. Должно быть установлено необходимое оборудование. Ресторанное обслуживание обеспечивается гостиницами и конгресс-центрами.
Распорядок дней следует планировать — для докладов, обсуждений необходимо предусмотреть достаточно времени.
8.4.3. Подготовка
Каждая команда составных частей проекта выполняет свою задачу по подготовке. Специфической является подготовка профессиональных докладов. Календарный план-график и окончательное планирование должны разрабатываться в рамках руководства проектом.
Профессиональные доклады должны быть отобраны и согласованы друг с другом. Как результат составляется повестка дня, которая затем прилагается к приглашениям. Параллельно с этим осуществляется выбор и резервирование мест проведения мероприятия.
С постановкой основной деловой задачи можно переходить к выбору целевых групп подразделением маркетинга. Для этого в распоряжении имеются фирменные банки данных всех участвующих предприятий.
Начиная с момента рассылки первых приглашений намеченным целевым группам пути назад оказываются отрезаны (точка невозвращения). Отмена event-мероприятия способна надолго оставить не самые благоприятные впечатления. К этому сроку уже должны быть зарезервированы непосредственные помещения для проведения мероприятия.