3.6.2.2. Документирование измерений успеха
Чтобы проконтролировать достигнутый успех по окончании мероприятия, понадобятся фото- и видеоматериалы. Они должны отражать общую обстановку (зал, декорации, участие спонсора и т. д.), а также передавать настроение и реакцию посетителей. Подробности, связанные с логистикой, такие как расстановка стульев
(кресел), размещение сцены, организация обслуживания, могут стать полезными «протоколами» при повторении мероприятия, предоставляя возможности для разумного усовершенствования. Анализ сообщений в прессе становится заключительным этапом общего подведения итогов.
При проведении коммерческих мероприятий решающую роль играет, конечно же, экономический результат. Высокий уровень удовлетворенности посетителей не принимается в расчет, если мероприятие оказалось убыточным. Остается списать этот убыток в счет инвестиций в будущие мероприятия.
Для контроля успешности мероприятия важна оценка действительных факторов успеха. Нужно стремиться к тому, чтобы можно было измерить успех отдельных действий по продвижению или проведению мероприятия. Мероприятие в целом может иметь колоссальный успех даже несмотря на то, что один из пунктов программы даст сбой. Аналогично и отдельные участки продвижения и продаж могут оказаться «безуспешными». Например, может быть установлено, что почти никто не покупал билеты через Интернет. Или анализ номеров автомашин на стоянке установил, что из близлежащих городов почти никто не приехал, хотя именно там была размещена большая часть плакатов.
При планировании повторного мероприятия надо исходить из того, что действенные инструменты продаж и успешные составляющие программы необходимо усилить, а менее действенные или совсем бездейственные инструменты, не способные привести к успеху, — вычеркнуть из своего арсенала либо поработать над их изменением.
Чтобы установить обратную связь в отношении мероприятия, желательно по его окончании провести обсуждение со всеми участниками. Такое обсуждение должно состояться сразу, по горячим следам, пока впечатления еще свежи. Результаты заносятся в протокол, чтобы при планировании (в свое время) повторного мероприятия их можно было бы взять за основу.