8.8.2. Старт - торжество
В стартовой фазе необходима согласованность действий всех участников:
• расчет расходов и решение финансовых вопросов;
• определение участников и заинтересованных лиц (выступающий с торжественной речью, почетные гости);
• установление сроков;
• составление предварительного списка гостей.
8.8.3. Подготовка
При подготовке должны быть выполнены следующие действия:
• разработка концепции хода мероприятия и его отдельных составляющих;
• составление списков гостей и списков приглашенных (на отдельные участки);
• определение сроков, выбор и резервирование помещения;
• ангажирование для праздника музыкантов или музыкальных ансамблей; организация транспорта;
• оформление приглашений и объявлений, выяснение вопроса с печатью (если приглашений большое количество), корректура пробных оттисков;
• размещение объявлений и рассылка приглашений либо обеспечение их персональных вручений с уведомлением о получении;
• решение вопроса с организацией приезда и ночлега, составление и рассылка схемы проезда и подъездных путей, а также списка возможных вариантов ночлега, заказ номеров в гостинице;
• определение последовательности (напитки, приветствие, гардероб, подарки) и пробное проигрывание хода мероприятия;
• назначение лиц для ведения списка подарков, а также ответственных за организационную часть в день праздника;
• планирование хода мероприятия: установление сроков с «буферным» запасом времени (поездки, еда);
• составление и оформление буклетов с программой, информирование о планируемых сроках;
• подготовка именных карт гостей с указанием их места за столом, оформление меню, распределение мест за столом;
• организация заказа основной еды, тортов, выпечки, напитков;
• заказ у флориста украшений для стола и букетов;
• подтверждение сроков;
• включение в план элементов event (юмористы, фокусники, танцпол, экскурсия по залу торжеств).