6.2.1. Планирование времени
Посредством планирования времени можно получить данные относительно ожидаемой продолжительности работы над проектом. Применительно к event-менеджменту тем самым могут быть установлены собственно сроки проведения event-мероприятия. Продолжительность работы над проектом зависит от продолжительности отдельных процессов/фаз и их соподчиненности (а также от интервалов между фазами). Основаниями для планирования времени являются процессы с их продолжительностью и соподчиненностью.
6.2.1.1. Фазы и вехи
В пределах event-менеджмента рекомендуется весь проект в целом распределить по срокам при помощи концепции фаз. С применением концепции фаз может быть структурирована и осуществлена вся реализация проекта.
Для этого весь процесс работы над проектом подразделяется на временныке и организационные единицы — фазы — и для каждой фазы намечается веха. Под вехой понимают установленный по срокам момент, который определяется проверяемым результатом. Веха отрабатывается или фаза завершается, когда заранее намеченный результат благополучно достигнут и принят/проверен. Истощение ресурсов (денег, времени) не подразумевает достижения вехи!
Рис. 6.2 схематически отображает фазы и вехи в пределах event-менеджмента посредством простой оси времени.
|
Рис. 6.2. Вехи в event-менеджменте. |
Фазы и вехи проекта
196
6. Управление мероприятием
Значение вех:
• ВО: Идея event.
• В1: Ответственные принимают решение, должно ли проводиться event-мероприятие или нет (принципиальное решение «быть или не быть» — да/нет).
• В2: В конце стартовой фазы принимается решение, начинать ли подготовку к мероприятию (пока еще есть возможность отступления: вперед/стоп).
• ВЗ: После подготовительной фазы происходит пуск event-ме-роприятия. Отказ от его проведения или перенос сроков теперь уже едва ли возможны (точка невозвращения).
• В4: Официальное открытие мероприятия (открытая дверь).
• В5: Официальное окончание мероприятия и работы по демонтажу.
• В6: Завершение всех связанных с мероприятием действий.
• В7: Окончание проекта.
Так называемые ранние фазы проекта (в нашем случае — инициирование и старт) крайне важны для всего развития event, поскольку именно здесь определяются направления для всего проекта и должны приниматься самые ответственные решения. Ошибки в расчетах или оценках, допущенные здесь, в последующих фазах могут обернуться взрывным ростом затрат, причем неверное планирование последствий (издержек) становится тем более отягчающим обстоятельством, чем длиннее интервал между ошибочным основанием и обнаружением просчета.
При планировании event- мероприятия нужно точно наметить окончательные сроки и сроки отдельных фаз/вех, а также сроки выполнения конкретных рабочих пакетов. Как уже сообщалось, завершение фазы проекта именуется вехой, которая, в свою очередь, также означает установление следующих сроков. Ниже будут детально рассмотрены две техники планирования времени — сетевое планирование и полосное планирование (диаграмма Ган-та). Сроки отдельных фаз могут устанавливаться исходя из стартовых сроков (поступательный расчет) или отталкиваясь от запланированных конечных сроков проведения event - мероприятия (обратный расчет).