6.3.1. Отчетность
Предпосылкой для успешного контроллинга проекта является содержательная, полная и своевременная отчетность. Необходима информация о том, будут ли достигнуты цели в отношении запланированных действий и затрат. Также нужна основа для согласования целей и контроля над соблюдением такой согласованности. По мере реализации проекта отчетность становится прозрачной, и эта прозрачность создает основу для целенаправленного управления проектом. Различные участки и позиции в рамках организации проекта нуждаются в отчетах. Отчеты эти каждый раз должны удовлетворять требованиям соответствующих участков. Особое значение здесь придается обобщению данных. Для создания успешной отчетности необходимо прояснить следующие вопросы:
• Кто отвечает за разработку?
• Насколько подробно или, наоборот, обобщенно должны представляться данные?
• Какие расчеты должны быть проведены?
• Должны ли представляться сравнения и какие данные нужно сопоставлять?
• Каков цикл составления отчета (неделя, месяц, квартал и т. д.)?
• Какие требуются вспомогательные средства (программное обеспечение, база данных, записи от руки и т. д.)?
• Какие цели имеет отчет (документирование, анализ, оценка)?
Представление и своевременность отчетов при создании системы отчетности имеют особое значение. Осуществление отчетности внутри проектной команды не в последнюю очередь способствует ее сотрудничеству с подразделениями системы в целом. До бесконечности длинные отчеты, растянутые на сотни страниц, сегодня больше неприемлемы. Нужно, чтобы суть каждого отчета была понятна сразу.