8.10.2. Старт - вечеринка
Проектная команда на первых порах состоит из членов правления.
Первый пункт плана — определение сроков. Необходимо обеспечить наличие машинного зала. Далее нужно позаботиться о том, чтобы число конкурентных мероприятий (мероприятий для лиц в возрасте от 16 до 40 лет) в данном районе и его ближайших окрестностях было незначительным. Таким образом создаются предпосылки для перехода к подготовительной фазе.
8.10.3. Подготовка
Подготовительная фаза стартует приблизительно за шесть месяцев до начала event-мероприятия. Необходимо своевременно составить проект спонсирования и найти спонсоров. Возможно,
свои услуги захотят предложить спортивные магазины и фит-нес-клубы, для которых стиль Beach особенно актуален. В качестве спонсирующих партнеров могут выступить и поставщики, например, напитков. Поскольку «пляжная вечеринка» является мероприятием местного масштаба, потенциальные спонсоры могут обнаружиться именно в ближайшем окружении.
Следующий пункт, подлежащий исполнению уже за несколько месяцев до проведения вечеринки, состоит в ангажировании танцевальных ансамблей (например, исполнителей в стиле самба), призванных позаботиться о поддержании на достаточно высоком уровне всеобщего настроя.
8.10.3.1. Распределение задан
После определения ключевых моментов event-мероприятия переходят к их детальной проработке. Она начинается за три месяца до проведения. Проектная команда расширяется за счет принятия в нее членов объединения, которые определяют различные зоны компетенции и участки задач и поручают ответственность конкретным исполнителям.
На проводимых командой различных собраниях все участники могут высказывать свои мнения и активно вносить предложения.
8.10.3.2. Планирование event
Ниже приводятся отдельные области планирования:
• разработка рекламной концепции (6 объявлений в газете, 300 плакатов, 7000 флаеров, охват рекламными материалами местности в радиусе 30 км, Интернет);
• проведение рекламных мероприятий: распространение плакатов и флаеров (собственными силами членов объединения);
• дополнительный информационный бюллетень в Интернет ();
• планирование бюджета, расчеты;
• планирование и проведение предварительной продажи билетов;
• получение разрешения на продажу в разлив алкогольных напитков и на сокращение времени запрета на них;
• оформление комплексных заказов на еду;
• заказ напитков (продажа собственными силами);
• организация обеспечения свето- и звукотехникой;
• обеспечение присутствия DJ;
• определение хода мероприятия;
• составление рабочего плана для фаз пуска, действия (event) и последействия;
• заключение договора страхования об ответственности за причинение вреда;
• установление контакта с пожарной командой и службой спасения.
Планирование логистики для вечеринки, в противоположность описанному выше мероприятию (в городском зале торжеств), стоит очень дорого и концентрируется на следующих пунктах:
• приобретение, размещение и установка прилавков, барных стоек, сцены и раздевалки для артистов;
• обеспечение подачи воды и электроэнергии;
• установка санитарного оборудования (мобильные туалеты);
• поставка и распределение по залу 100 тонн песка;
• декорации (на такого рода мероприятии имеют очень большое значение: бетонные стены «облачаются» в желтую материю, расставляются пальмы в кадках и т. д.);
• поставка напитков;
• отопление зала.
С ангажированием различных танцевальных ансамблей или с начала предварительной продажи билетов отказ от проведения мероприятия может дорого обойтись устроителю.
Договора на напитки, зал и музыку могут заключаться на относительно короткий срок, и их аннулирование не сопряжено с большими финансовыми издержками, поскольку для этих пунктов привлекаются лица из круга знакомых членов объединения.