6.2.2. Планирование ресурсов
Как и при планировании времени, основой для планирования ресурсов служит структурный план проекта (СПП). Из определенных в СПП рабочих пакетов могут быть выведены необходимые виды ресурсов (рабочая сила, оборудование, материалы, денежные средства...). Правда, при большом количестве вывести их на основе СПП непросто, поскольку планирование держится на не слишком надежных показателях. По возможности лучше напрямую воспользоваться опытными данными или знаниями экспертов, чтобы суметь оценить хотя бы приблизительный объем ресурсов. Еще одним основанием для планирования может стать оценка ресурсов. Оценка дает возможность более точного представления поставленной цели. Без такого представления нельзя просчитать затраты на проведение event-мероприятия. Хорошие оценки, тем не менее, могут повысить точность прогноза и сократить риск, однако стопроцентно надежными их назвать нельзя.
6.2.2.1. Оценка затрат
Ниже приводится схема необходимых действий для определения затрат.
1. Постановка цели проекта, определение
запланированного
event-мероприятия.
2. Распределение целостного проекта по обозримым рабочим пакетам посредством структурного плана проекта.
3. Учет важнейших факторов влияния:
• объем / численность посетителей;
• сложность / масштаб event;
• количество сотрудников (включая добровольных помощников);
• продолжительность проекта.
4. Поиск аналогичных проектов/мероприятий с сопоставимыми факторами влияния. Нахождение величины необходимых затрат через аналогии.
5. Определение общих затрат для рабочих пакетов с оценкой возможных отклонений вверх или вниз. Определение затрат путем подсчета суммы расходов в рабочих пакетах.
6. Контроль посредством сравнения результатов. Затраты на проект в целом могут определяться как сумма затрат на его составляющие. Здесь важно реалистично оценивать затраты и имеющиеся в наличии ресурсы.
Важным основанием для реалистической оценки затрат является измерение затрат и ресурсов в одном масштабе, т. е. нужно использовать либо рабочие дни, либо часы. Оценка часов привлекательна тем, что суммируется фактическое (нетто) рабочее время (продуктивное рабочее время) и затем делится на рабочее время продолжительностью от 8 до 10 часов. При этом забывают о так называемых «пожирателях ресурсов», а потому получающийся в итоге график вскоре оказывается невозможно соблюсти. Типичными «пожирателями ресурсов» являются:
• неизбежные и необходимые паузы (вряд ли кто-либо способен 10 часов подряд, сконцентрировавшись на своей задаче, выполнять ответственную работу);
• отвлекающие внешние моменты в частной жизни и на службе (руководитель проекта, сотрудники, друзья);
• прочие необходимые вспомогательные виды деятельности (приобретение ресурсов, осуществление функций контроля);
• время, затрачиваемое на дорогу и ожидание (перепоручения);
• необходимые коммуникации (обсуждения, доклады).