Event-менеджмент и фазы проекта
2.4. Event-менеджмент
Event-менеджмент включает в себя все планируемые, организуемые, контролируемые и управляемые меры, которые необходимы для проведения исключительного, единственного в своем роде мероприятия — event.
В общем и целом подготовка и проведение event планируются как проект (см. далее). Проект-менеджмент для event во всех подробностях будет рассмотрен в соответствующей главе.
2.4.1. Фазы проекта
Можно выделить следующие фазы и вехи event-менеджмента (табл. 2.6)
Таблица 2.6. Фазы и вехи event-менеджмента
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Фаза/веха |
Содержание |
|
|
Веха 1: Да/Нет |
Принятие решения о проведении event-мероприя-тия (либо об отказе от планирования проекта). Заявление об event внутри организации, назначение исполнителей и руководителей проекта (с настоящего момента event — внутреннее дело фирмы) |
|
|
Старт |
Фаза планирования: распределение задач, формирование команд, планирование хода мероприятия, примерное планирование |
|
|
Веха 2: Вперед/Стоп |
Принятие решения о подготовке (либо о ее прекращении), определение сметы, публичное заявление об event (с данного момента отказ от проекта влечет за собой финансовый и моральный ущерб) |
|
|
Подготовка |
Окончательное планирование: подготовка и организация event-мероприятия; задания и поручения, приглашения |
|
|
Веха 3: Точка невозвращения |
Начало фазы пуска: активизация и предъявление требований к планированию; отныне возникающие затраты имеют больший объем (последняя возмож- ность для принятия окончательного решения, в дальнейшем отступление уже едва ли будет возможно) |
|
|
Пуск |
Наступление event: активная деятельность по обустройству места проведения, монтажу сооружений и оборудования, поставкам, обеспечению прибытия |
|
|
Веха 4: Открытая дверь Действие |
event стартует; официальное открытие, приветствие (возможно позднее) Ход event-мероприятия: от открытия до закрытия. Время контакта принимающей стороны и приглашенных — гостей/посетителей |
|
|
Веха 5: Окончание Последействие |
Окончание event-мероприятия, официальное закрытие, прощание (возможно раньше) Завершение event-мероприятия: работы на месте проведения, демонтаж сооружений и оборудования, возврат поставок, организация отъезда |
|
|
Веха 6: Завершение |
Прекращение действий и окончание расчетов (насколько это возможно) |
|
|
Фаза/веха |
Содержание |
|
Подведение итогов |
Заключительные организационные работы. Обработка данных, финансовый отчет |
|
Веха 7: Окончание проекта |
Проект закрыт |
Для каждой фазы характерны свои виды деятельности (табл. 2.7).
Таблица 2.7. Виды деятельности в event-менеджменте
|
|
Планирование |
Организация |
Проведение |
Контроль |
Управление |
|
Инициирование |
Определение event |
— |
— |
— |
— |
|
Старт |
Планирование |
Распределение задач |
— |
----- |
— |
|
Подготовка |
Окончательное планирование |
Подготовка |
Подготовка |
Контроль планирования |
Внесение изменений, адаптация |
|
Пуск |
Детальное планирование |
Предварительный пуск. Адаптация |
Монтаж оборудования |
Контроль планирования |
Вмешательство, внесение изменений |
|
Действие |
Адаптация |
Проведение |
Контроль |
Вмешательство |
|
|
Последействие |
|
|
Демонтаж оборудования, последующие действия |
Оценка результатов |
|
|
Подведение итогов |
Последующие шаги |
|
Итоговый финансовый отчет |
Извлечение уроков |
" |
Перечень фаз проекта также может служить основой для календарного плана-графика. Собственно сроки могут существенно различаться. В главе «Примеры» в подробностях приведены типичные последовательности событий и календарные планы-графики. Вехи определяются окончанием фаз (см. «Контрольные таблицы») (табл. 2.8).
Таблица 2.8. Взаимозависимость фаз и вех
|
Веха |
Срок |
Фаза |
Продолжительность |
|
ВО: Идея |
|
Инициирование |
|
|
В1: Да/Нет |
|
Старт |
|
|
В2: Вперед/Стоп |
|
Подготовка |
|
|
ВЗ: Точка невозвращения |
|
Пуск |
|
|
В4: Открытая дверь |
|
Действие |
|
|
В5: Окончание |
|
Последействие |
|
|
В6: Завершение |
|
Подведение итогов |
|
|
В7: Окончание проекта |
|
|
|