8.2.1. Инициирование
Приблизительно за 1 год до проведения следует начинать планирование дня открытых дверей. Цели данного мероприятия сводятся к следующему.
• Повышение
степени известности и имиджа предприятия пу
тем представления его внешнему миру, а
именно населению
(жителям, согражданам, школам, потенциальным рабочим и
служащим) и деловым партнерам. В конечном счете прибыльность предприятия должна произвести благоприятное впечатление на акционеров и всех, кто участвует в прибыли.
• Мотивация сотрудников путем их ознакомления с предприятием в целом, представления им их общего места работы, открытости для членов их семей и знакомых, вовлечения их в event (девиз: «Мы вместе с ...»). Повышение привлекательности рабочего места в их глазах.
• Привлечение уже имеющихся и потенциальных клиентов посредством их приглашения и обслуживания на дне открытых дверей, а также посредством формирования связанного с днем открытых дверей имиджа.
Концепция предоставляет в итоге следующие ключевые данные:
• ожидается приблизительно 5000 посетителей;
• в течение дня намечен обход посетителями всех подразделений предприятия и обеспечение их питанием;
• вечер — культурная программа (19.00) с выступлением камерного оркестра, танцевального ансамбля и дискотекой;
• затраты составляют примерно 50-100 000 евро;
• предложение по срокам: до начала летних каникул, с тем чтобы как можно меньше людей оказалось в отпуске.
Инициирование и принятие решения исходят от владельца фирмы или руководителя предприятия.
8.2.2. Старт
Для подготовки event-мероприятия формируется проектная команда, которая берет на себя подготовку наряду с выполнением прямых служебных обязанностей. Данная команда планирует:
• сроки, вехи;
• подготовку предприятия, помещений; обходы, персонал, экскурсии;
• численность посетителей, крут приглашенных лиц, приглашения;
• праздничный шатер, музыку, обеспечение едой и напитками;
• логистику, подъездные пути, автостоянку.
8.2.3. Подготовка
Последовательная детализация плана происходит посредством составления списка по пунктам, отражающим следующие области задач:
• прибытие (схема подъездных путей, автостоянка), информирование жителей о дне открытых дверей (при помощи приглашений) и возможные проблемы (с указанием координат партнера по контактам);
• программа осмотра с остановками, обходом и экскурсионным обслуживанием;
• приглашение, использование печатных материалов и распространение листков с программой и указателями подъездных путей. Управление посетителями (в особенности приглашенными гостями и VIP-персонами, приветствие, работа с прессой, экскурсии);
• угощение и праздник в специально возведенном шатре (с культурной программой, накрытыми столами, отоплением).