4.2.4.9. Поезда особого назначения
Для доставки людей на крупные event- мероприятия целесообразно задействовать составы «особого назначения» Deutsche Bahn (Немецкой железной дороги). Множество посетителей приветствуют данную услугу. В особенности использование таких поездов рекомендуется для evem-мероприятий с возрастной целевой группой младше 18 лет. Данный сервис находит отклик у посетителей не только благодаря доступной оплате проезда, но еще и потому, что поездка совершается в большом коллективе единомышленников и уже до начала мероприятия формируется подобающий ему настрой. При каком количестве посетителей и на каких условиях выгодно «арендовать» поезда особого назначения, можно выяснить, посетив сайт Deutsche Bahn ().
4.2.5. Ночлег
При проведении многодневного event- мероприятия как для «активных» участников, так и для «пассивных» посетителей необходима возможность ночлега. В зависимости от повода сбора потребуются места для сна различного качества и категории. Кому-то достаточно отдельного коврика в чистом поле, кому-то подавай номер люкс с гидромассажем. Реалистическое планирование исходит из уровня притязаний посетителей в отношении места ночевки. Ночлег необходим также, когда посетители приехали издалека или event длится дольше запланированного времени и заканчивается позднее. О том, какие возможности имеются и на что нужно обратить внимание при выборе, рассказано ниже.
4.2.5.1. Гостиница
Стандартные возможности для ночлега предоставляют гостиницы и пансионаты. Резервировать их необходимо заблаговременно, причем в зависимости от ситуации заблаговременность эта может по срокам вписываться в диапазон между одним днем и многими месяцами (а то и годами, например, в случае проведения международной ярмарки). Если заказ на гостиницу делает организатор мероприятия, он должен очень внимательно отнестись тому, чтобы то, что он бронирует, соответствовало заданной категории.
Как правило, если на резервирование гостиницы подается коллективная заявка, по ценам это выходит дешевле. Условия аннулирования брони в случае возможных перенесений сроков или отмены мероприятия обязательно должны быть оговорены. При проведении event-мероприятия возможно задействовать сервисный потенциал гостиницы. Например, если она находится за пределами территории event, стоит позаботиться об организации автобусных перевозок для посетителей.