2.6.4. Моделирование процесса
Для того чтобы процесс планирования был более понятен, вкратце обрисуем модель проекта.
2.6.4.1. Планирование
Осуществление проекта «event-планирование» происходит в сложном переплетении процессов (проектов). Выражениями данной иерархии могут быть:
• проект (совокупность задач; сумма всех задач, которые могут быть разработаны как проект);
• процесс (ряд действий с общей направленностью и целью);
• рабочий пакет (ряд действий, которые могут быть выполнены определенной группой людей);
• решение задач по частям, конкретные действия.
При составлении проекта обратитесь к соответствующему разделу книги.
2.6.4.2. Менеджмент процесса с использованием контрольных таблиц
На базе менеджмента процесса выстраивается также работа с контрольными таблицами:
• контрольная таблица воспроизводит процесс;
• руководитель проекта (лицо, несущее ответственность за проект и наделенное правом принимать решения) отвечает за конечный итог;
• отдельные моменты служат толчком для новых процессов;
• сотрудники, ответственные за выполнение отдельных задач, являющихся частями проекта (составляющих процесса), составляют отчеты о проделанной работе при достижении определенных этапных целей, в случае возникновения проблем и по окончании работ в целом (рис. 2.12).
Рис. 2.12. Менеджмент процесса и иерархия задач
2.6.4.3. Менеджмент проекта с использованием контрольных таблиц
Ориентированные на процесс контрольные таблицы являются действенным инструментом для проверки верности предпринимаемых шагов и подготовки решения. Контрольная таблица воспроизводит процесс или действие.
Для контрольной таблицы важно, чтобы она была приурочена к заданному моменту времени или к определенному временному
интервалу, фазе. Классический пример контрольной таблицы — таблица пилота, заполняемая перед вылетом; в конкретный момент времени с ее помощью принимается окончательное решение: стартовать или нет. Что касается event, то здесь имеющихся общепринятых контрольных таблиц явно недостаточно: в основном они служат для обобщения и ретроспективы, а потому замечательно способствуют тому, чтобы по завершении event определить, над чем еще можно было бы поразмышлять. Однако цель работы с контрольной таблицей сводится не к тому, чтобы выяснять, над чем когда-либо еще можно будет подумать, но к тому, чтобы к конкретно заданному моменту времени свести воедино все значимые пункты.
Вторая проблема состоит в том, что планирующий обычно не получает указаний относительно того, что ему делать, т. е. когда с какой таблицей работать и даже как организовать свою работу и свою команду. Наши контрольные таблицы не могут дать исчерпывающих профессиональных рекомендаций на все случаи жизни (см. пример о кетчупе в разделе «Проект-менеджмент»).
Для event-менеджмента в целом совершенно невозможно детализировать отдельную контрольную таблицу так, чтобы она отразила все возможные обстоятельства. Сборник подробно составленных контрольных таблиц мог бы растянуться на тысячу страниц и более, а потому оказался бы бессмысленным. Мы ожидаем от наших читателей, что проработку деталей они поручат своим менеджерам по снабжению, либо и сами вполне поднаторели в подробном планировании. В помощь им мы предлагаем достаточное количество контрольных таблиц, учитывающих специфику конкретных типов мероприятий.
Так или иначе, при планировании event-мероприятий важно продумать критические факторы успеха. Насколько это возможно, мы внесли их в наше собрание таблиц, причем скорее общеупотребительные, нежели узкоспециализированные. Тем же, кто намерен детализировать контрольные таблицы для определенных типов мероприятий, мы можем порекомендовать, например, обратиться к:
• литературе по выставкам-ярмаркам;
• литературе по торжественным и общественно значимым мероприятиям; литературе по бизнес-мероприятиям.