8.1.3. Подготовка
В пределах фазы подготовки определенные выше области задач распределяются по ответственным членам команды. Члены команды либо выполняют возложенные на них задачи сами, либо делегируют их соответствующим образом далее. Однако делегирование полномочий не освобождает от самой ответственности.
Планирование event/-мероприятия в этой фазе намечается схематично и распределяется по отдельным областям задач.
• Продолжительность семинара и установление сроков:
— двухдневный основной курс и однодневный расширенный курс (разделение подлежит учету);
— семинар проводится еженедельно, со вторника по четверг;
— вторник — 10.00—17.30; среда — 8.30—17.30; четверг — 09.30-17.30 (данный день может учитываться отдельно).
• Обстановка и техническое оснащение семинара:
— выбор подходящего помещения в здании фирмы, которое в итоге будет использоваться для проведения семинарских занятий;
— исходя из размеров имеющегося помещения для проведения семинаров устанавливается количество участников при максимальном их числе 6 человек;
— если учебное помещение не может освещаться естественным дневным светом, должно применяться искусственное освещение в соответствии с Германским промышленным стандартом (DIN);
— создание надлежащего микроклимата путем обеспечения свободного доступа свежего воздуха и применения кондиционеров. К закупке кондиционеров должны быть привлечены соответствующие эксперты;
— исключение шума и шумовых помех;
— выбор и приобретение подходящей для семинара мебели;
— выбор и приобретение необходимой для семинара техники (экран для проекции слайдов, таблицы, доски, магнитные доски, приспособления для развешивания наглядных материалов, стол для преподавателя);
— выбор и приобретение необходимого оборудования для электронной обработки данных. Чтобы иметь возможность проводить выездные семинары/консультации, приобретаются
также переносные компьютеры (лэптопы) и локальные радиосети;
— использование подходящих возможностей сброса информации для программного обеспечения, позволяющих после каждого семинара возвращать систему в исходное состояние;
— выбор зон для отдыха на переменах и размещения столиков для еды и барных стоек;
— обслуживание участников семинара во время перемен, включая предложение им соков, воды и фруктов;
— выбор подходящего ресторана поблизости от места проведения мероприятия и поставки из него различных блюд (обеды, общее меню);
— расходы — берет на себя организатор семинара.
• Организация регистрации и размещения:
— подготовка приглашений на семинар; ведение документации по регистрации и учет данных о подтверждении регистрации, по возможности в онлайновом режиме или через Интернет;
— рассылка приглашений на семинар потенциальным участникам;
— выбор подходящей гостиницы вблизи от места проведения семинара и получение проспектов или онлайн-информа-ции;
— участники могут самостоятельно бронировать номер в гостинице либо доверить решение вопроса с размещением организатору мероприятия;
— расходы на размещение возлагаются на участников семинара.
• Планирование содержания и времени:
— определение содержания и целей семинара. Они должны быть опубликованы совместно с условиями проведения семинара или сообщены слушателям семинара в письменной форме в рамках рассылки приглашений;
— разработка документации по семинару и бланков отзывов;
— ознакомление с планированием семинара ответственных за обслуживание во время перемен, чтобы тем самым обеспечить своевременное угощение участников в отдельных перерывах между занятиями.
• Маркетинг/сбыт:
— распространение предложения о проведении семинара посредством inbox-маркетинга (руководство по тематике семинара прилагается к упаковке продукции);
— предложение выбора учебных курсов (по срокам и тематике) в Интернете и профессиональных журналах;
— специальные акции на стадии пуска по предложению проведения семинара (например, продукт программного обеспечения предлагается в одном пакете с семинарскими занятиями по льготной цене).
Подготовительная фаза завершается вехой «точка невозвращения». Фаза оканчивается с рассылкой первых приглашений или принятием первых практических мер по маркетингу и сбыту. С этого момента остановка планирования сопряжена с повышенными издержками и с нанесением серьезного ущерба имиджу.
8.1.4. Пуск
«Стартовый выстрел» к началу семинара в фирме дается за один или два дня до первого дня занятий. С этого момента все без исключения помещения и их оснащение тщательно проверяются на предмет полной готовности и чистоты. Все техническое оборудование проверяется на функциональность.
Служба обработки заказов еще раз сверяет все зарегистрированные заявки и бронь на гостиничные номера и в очередной раз связывается с участниками.
Несмотря на то что первый день семинара начинается только в 10.00, последние приготовления должны быть завершены уже к 08.00, и руководитель семинара к этому часу должен быть в полной боевой готовности, поскольку многие посетители могут прибыть раньше.
8.1.5. Event
Эта фаза является решающей для успешной реализации планирования и подготовки. Запланированное мероприятие проводится следующим образом.
• Руководитель семинара или преподаватель
приветствует участ
ников — каждого персонально — и
знакомит их с местом прове
дения занятий.
312
8. Примеры
• Начало семинара и выполнение конкретных программных пунктов, включая обслуживание на переменах, угощения, культурную программу.
• Раздача участникам бланков отзывов о семинаре и сертификатов; официальное окончание мероприятия.
• Руководитель семинара / преподаватель персонально прощается с каждым участником.
Несмотря на интенсивное планирование и тщательную подготовку event, в данной фазе также не исключены и сбои. Ниже приводятся отдельные факторы нарушений и сбои, на которые следует обратить внимание:
• Степень готовности ответственного за исправность техники на всем протяжении семинарских занятий, позволяющая решать возможные технические проблемы по ходу дела.
• Степень готовности ответственного за организацию регистрации и размещения, дающая возможность разъяснять вопросы, возникающие у участников семинара, и проблемы данной области задач.
8.1.6. Последействие
Фаза последействия ограничивается демонтажом оборудования и уборкой учебного помещения и других прилегающих территорий. Учебное электронное оборудование передается системному администратору, обеспечивающему приведение системы в ее исходное состояние.
8.1.7. Подведение итогов
Фаза подведения итогов охватывает действия команды проекта в полном составе. Ее основная задача — контроль качества и окончательное завершение семинара. Данная фаза включает следующие моменты.
• Обработка отзывов участников о семинаре (по заполненным бланкам).
• Принятие во внимание предложений об улучшении функционирования отдельных сфер ответственности.
• Самоанализ; изучение оснований успеха или неуспеха семинара.
• Контроллинг затрат.
• С точки зрения фирмы желательно и целесообразно разослать слушателям учебного курса заключительную документацию по семинару, а также последующую информацию.
• Выражение благодарности всем участникам.