4.2.1. Место проведения мероприятия
В зависимости от типа мероприятия для места его проведения акцент делается на различные критерии, например, на повестку дня выносятся только определенные площадки.
4.2.1.1. Поиски возможных мест
По окончании фазы инициирования на повестку дня ставится идея устроить event-мероприятие. Независимо от вида и масштаба запланированного мероприятия на рассмотрение, как правило, выносится лишь ограниченное количество мест его возможного проведения. Чтобы осуществлять целенаправленные поиски места проведения, прежде всего нужно определить общие условия и критерии, которым данная территория в каждом случае должна соответствовать. Эти условия для всех мероприятий аналогичны. Проверке подлежат следующие критерии.
• Территория должна поступить в распоряжение устроителей к потенциальному сроку проведения (здесь речь идет о главном критерии, который должен быть соблюден во что бы то ни стало, иначе вопрос о его использовании попросту отпадет).
• Она должна быть достаточно просторной с точки зрения способности вместить запланированное массовое мероприятие либо, наоборот, не слишком большой (если речь идет о юбилее фирмы в тесном кругу клиентов, спортивный зал, рассчитанный на 10 000 зрителей, вряд ли будет уместен).
• В распоряжение устроителей должна быть предоставлена особая инфраструктура (например, озеро для водных соревнований на спортивном празднике или оснащенное специальной мультимедийной аппаратурой помещение для семинаров, где будут обучаться сотрудники международного филиала предприятия по сбыту).
4.2.1.2. Выбор места
Примерно за восемь лет до первенства мира по футболу была подана заявка на его проведение в установленный срок. Около шести лет решалось, в какой стране оно будет проводиться. Что касается большинства других event-мероприятий, время на их подготовку оказывается значительно короче. Да и владельцам потенциальных площадок нечасто выпадает предлагать их для сенсационных рекламных мероприятий. Решение, как правило, должно приниматься на основе собственной проработки организатором всех «за» и «против», которые связаны с выбором данного места.
Чтобы облегчить принятие решения, рекомендуется, например, применение морфологического метода для анализа мест и их сочетаний и, в особенности, анализа практической ценности (см. «Методы менеджмента») для выбора места действия (табл. 4.1).
Таблица 4.1. Анализ практической ценности (scoring-метод)
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.2.1.3. Договоры
Регулированию в договорном порядке подлежат: цена (включая дополнительные расходы), условия аннулирования, сроки и продолжительность (с какого момента территория поступает в распоряжение устроителей), закрытие улиц для проезда транспорта, строительный надзор и другие, специфические для event, критерии. Информация о составлении договоров размещена в главе «Общие условия».