4.1.4. Составление договора
В разделе «Права и ответственность» еще будут рассмотрены составление и порядок заключения договоров. В следующих пунктах мы коснемся лишь содержания договоров, заключаемых по поводу обслуживания в сфере кейтеринга. Другие важные критерии описаны в главе «Общие условия». Договоры, о которых пойдет речь ниже, заключаются либо с поставщиками продуктов питания, либо с предприятиями общепита.
4.1.4.1. Планирование количества
Необходимое количество продуктов можно определить только путем как можно более точного планирования. Здесь желательно и даже необходимо иметь информацию об аналогичных мероприятиях. Наряду с обширной информацией и фактическими данными
нужно учесть многочисленные факторы влияния, важные для планирования количества. Это могут быть прогнозы погоды или данные о других мероприятиях, способных оказать влияние на количество посетителей (большинство конкурентных мероприятий снижают количество посетителей на мероприятиях, проводящихся неподалеку, однако это может привести и к внезапному наплыву массы голодных «чужих» посетителей).
Основой для оценки являются такие критерии, как количество гостей и продолжительность пребывания. При перепоручении сторонний организатор общественного питания, как правило, сталкивается с риском планирования количества. Устроитель же обязан предоставить как можно более точные цифры относительно ожидаемого количества посетителей, поскольку только он один способен воздействовать на эту величину. В договоре с организатором общественного питания должно быть оговорено, в какой мере можно допустить, чтобы отдельные предложения исчерпали себя уже задолго до окончания мероприятия. Организатор общепита должен взять на себя принципиальные обязательства обеспечить бесперебойную продажу как минимум ряда «дежурных» блюд и ходовых напитков вплоть до самого конца мероприятия. Соглашение с организатором общепита на обслуживание гостей может включать следующие моменты:
• день проведения мероприятия;
• количество гостей;
• распорядок проведения мероприятия (что? когда?);
• вид обслуживания (стол с холодными закусками, официальный обед и т. д.);
• ассортимент напитков;
• численность обслуживающего персонала и форма одежды;
• сервировка стола, художественное оформление;
• цены: в расчете на одно лицо, с учетом всех видов услуг и накладных расходов или дополнительных затрат (на персонал, обстановку, транспорт, посуду);
• необходимые автостоянки, подключение к электросети, столы и многое другое, что необходимо для организации общественного питания.