5.1.5. Составление договора
В период подготовки к мероприятию заключаются самые различные договоры. Важными являются следующие:
• договор об аренде места проведения (залы, шатры);
• договор на поставку напитков и продовольствия (см. раздел «Кейтеринг»);
• договор о выплате гонораров исполнителям;
• договор о спонсировании мероприятия.
Заключаемые договоры затрагивают обширные сферы деятельности и более или менее стандартизированы.
Стандартизированные формы существуют для договоров на поставки напитков и продуктов питания, а также на договоры аренды места проведения мероприятия. Что же касается договоров и соглашений о гонорарах, например с музыкальными группами, исполнителями и т. д., то здесь, однородности в составлении не наблюдается. Многочисленные фирмы, предлагающие свои услуги в данной области, самостоятельно разрабатывают всевозможные наброски и проекты договоров и контрактов.
При рассмотрении каждого отдельного договора следует критически проанализировать следующие пункты, вопросы и указания.
• Какие последствия имеет отмена мероприятия? Какие в связи с этим возникают расходы?
• Каким образом договор согласуется с численностью посетителей?
• Какие последствия имеют ошибки в оценках или расчетах? Кто и при каких обстоятельствах принимает нереализованные товары назад?
• Когда и какие услуги должны оказываться (с предоплатой)?
• Соответствует ли содержание договора планированию мероприятия по времени (монтаж, демонтаж, поставки)?
• Явствует ли из договора, кто за какие возможные происшествия несет ответственность? Если да, относится ли это к ведению устроителя?
• Какое действует соглашение, если докладчик не явился? Кто заботится о его замене? Должен ли устроитель утверждать каждую замену докладчика?
• Разъясняет ли соглашение, кто и в какой мере несет ответственность за возможное причинение вреда предоставленному в распоряжение имуществу?
• Состоятелен ли финансово партнер по договору? Какова его платежеспособность? Имеет ли смысл банковское поручительство?
• Застрахованы ли деловые партнеры?
Данный список по желанию может быть продолжен. При подготовке более крупных мероприятий целесообразно проконсультироваться у адвоката, если же мероприятие организуется предприятием, все договоры должны проверяться юридическим отделом.
Также может оказаться полезным мысленно проделать путь среднего посетителя, чтобы идентифицировать все возможные риски, — под девизом: «Что может случиться со всеми?»
Следующий список позиций поможет определить уязвимые места:
• дорога к месту проведения event-мероприятия;
• автостоянка;
• вход;
• гардероб;
• еда, напитки, зрительские места;
5.1. Право и ответственность
179.
• материальная часть, благотворительные акции, продажи;
• туалеты;
• организация отъезда.
В каждом случае при проверке рисков и, прежде всего, требований к месту проведения мероприятия устроитель должен уделять внимание поддержанию в порядке мест всеобщего сбора. Сюда относятся, например, требование наличия запасных выходов и определенных промежутков между рядами стульев, предписания относительно свободных для прохода аварийных путей, распоряжения о входных дверях и пожарном оборудовании, таком, как настенные пожарные краны (гидранты) и огнетушители, требование соблюдения правил пожарной безопасности, инструкций по предупреждению несчастных случаев и т. д.