2.6. Планирование мероприятия
Планирование и подготовка event-мероприятия представляет собой типичный проект.
Проект есть замысел, который по сути характеризуется своей уникальностью и неповторимостью, а также совокупностью необходимых условий, таких как:
• заданные цели (заказчик);
• временные, штатные либо другие ограничения;
• обособленность от прочих замыслов;
• специфическая для данного проекта организация (команда, руководитель проекта).
«Магический треугольник» проект-менеджмента для event отличается особой спецификой выражения и краевых условий.
Результат: ход мероприятия концентрируется на коротком отрезке времени
Ресурсы: Сроки проведения
прежде всего персонал мероприятия
для планирования устанавливаются
и подготовки заблаговременно
Рису. 2.8. Магический треугольник проекта event
Собственно мероприятие является лишь незначительной частью проекта. Предварительные работы по времени могут превосходить его в сто и более раз (табл. 2.12).
Таблица 2.12. Примеры продолжительности подготовки и подведения итогов
|
Мероприятие |
Продолжительность |
Подготовительные работы |
Последействие (помимо прекращения и возвращения домой) |
|
Олимпиада |
2 недели |
9 лет (город, спортсмены, строительство, отборочные соревнования) |
Использование зда- ний и сооружений |
|
Конференция |
3 дня |
1 год: доклады, программа, организация |
Издание сборника материалов, проекты |
|
Концерт, игра |
2 часа |
1 год: репетиции, тренировки, продажа билетов |
PR |
|
Праздник |
Полдня |
Полгода: координирование, приглашения |
Изъявления благодарности |
|
Собрание, заседание |
2 часа |
1 месяц: повестка дня, проекты выступлений |
Протокол, исполнение, претворение в жизнь |
В процессе подготовки, естественно, затраты средств и труда распределяются неравномерно. Запланированные действия с самого начала должны осуществляться своевременно. Контроль и управление предполагают, что и подведение итогов будет спланировано и инициировано вовремя.
Таким образом, не столь очевидные издержки на подготовительные работы, подведение итогов и инфраструктуру оказываются на порядок выше, чем расходы на собственно мероприятие (рис. 2.9).
Рис. 2.9. Затраты в менеджменте мероприятия