8.2.4. Пуск
Пусковая фаза дня открытых дверей растягивается на несколько недель и охватывает в целом обустройство и подготовку помещений и инфраструктуры.
Для беспрепятственных и оперативных действий необходимо точное планирование. Возможно, для монтажа и обустройства будут предоставлены разрозненные помещения, где затем быстро разместятся оборудование и обстановка.
Некоторые важные пункты, выполнение которых должно быть готово самое позднее за день до начала event-мероприятия:
• установка дорожных указателей (проезд и автостоянка), разметка мест на автостоянке; указатели на пути к месту проведения;
• подготовка именных табличек и места их раздачи;
• гардероб (с номерками и плечиками) и обслуживание;
• плакаты, постеры, информационные листки;
• таблички для туалетов;
• место для размещения подарков, вазы для цветов, персонал для учета подарков;
• именные карты с указанием номера стола + крупноформатный план расположения столов;
• проверка звуковой техники;
• столы и стулья;
• водители для службы перевозок, доставка людей в гостиницу.
Детальное планирование важно еще и для утра перед самым началом мероприятия (подготовка, «горячий разгон»).
8.2.5. Event
День открытых дверей начинается — с открытия дверей. Заранее установлены все указатели (подъездные пути, вход, направления осмотра, точки общепита, туалеты, места встречи, выход), и сотрудники в полной боевой готовности уже заняли свои места (приветствия, информирование, указания, раздача талонов, проспектов). Для проведения дня открытых дверей важны следующие моменты.
• Приветствие гостей еще до открытия мероприятия, т. е. самое позднее — с момента входа, если он осуществляется загодя, и далее — в течение всего дня.
• Персональные приветствия прибывающих гостей на протяжении всего времени (раздача информационных материалов, талонов, представительских подарков, регистрация гостей).
• Четкое и впечатляющее начало дня открытых дверей (официальное открытие event- мероприятия с приветственной речью руководителя предприятия).
• Своевременное осведомление гостей и четко организованные отдельные пункты программы (самостоятельные event-мъро-приятия), так чтобы посетители, находящиеся на других участках предприятия, могли вовремя подключиться. Своевременное информирование обслуживающего персонала об экскурсиях и VIP-персон — об event-мероприятиях.
• Заключительная речь руководителя и официальное окончание event-мероприятия с достаточно продолжительным последействием (если день открытых дверей длится с 10 до 18 часов, число посетителей поначалу медленно увеличивается с 10 до 13 часов; после этого прибывает вторая волна — вплоть до 17 часов, численность начинает идти на убыль только после официального окончания).
• Проводы гостей на протяжении всего времени проведения мероприятия (вручение информационных материалов, подарков, действия по установлению обратной связи посредством диалогов или опросных листов, достижение или упрочение контактов, дружеское прощание).
Следующий график (рис. 8.1) отражает возможный поток количества посетителей на дне открытых дверей и акции приветствия и прощания с индивидуальными посетителями в сравнении с официальными сроками.
|
|
|
Количество посетителей и акции приветствия: |
Рис. 8. L Поток во времени количества посетителей
8.2.6. Последействие
Последействие охватывает разборку и демонтаж оборудования и обстановки, а также установление обратной связи с посетителями, гостями, сотрудниками, жителями.
8.2.7. Подведение итогов
Подведение итогов включает оценку обратной связи, анализ и дальнейшую разработку установившихся контактов (сюда входят адреса, заполненные опросные листы, визитные карточки) и придание этим контактам формы конкретных действий. Оценка успеха с применением сопоставления полученных ответов на запросы может растянуться на годы, поскольку воздействие информации и имиджа способно сформировать клиентские запросы только по прошествии времени. Поэтому важна оценка опроса новых клиентов (крайний случай: 10-летний посетитель через 10 лет станет клиентом либо через 15 лет подаст в отдел кадров данного предприятия заявление о приеме на работу).
Итоговый баланс, во-первых, должен содержать расходы и поступления для бухгалтерского учета, во-вторых — в нем должна отражаться общая картина затрат (на персонал, материалы).