6.2.2.2. Планирование затрат
Чтобы суметь определить общие затраты во время работы над проектом в целом и в процессе планирования, нужно продуманно распределить все затраты по их видам и носителям. Основу для такого разделения вновь составляет структурный план проекта, разбивающий целостное мероприятие на обозримые участки работ. Возможное распределение затрат по их видам и носителям в рамках event-менеджмента выглядит следующим образом.
Виды затрат
• Затраты на отдельные проекты:
— затраты на персонал;
— затраты на материалы;
— арендная плата за необходимое оборудование;
— расходы на необходимые устройства и механизмы;
— расходы на сторонние услуги;
— дорожные расходы, затраты на обучение и специальную литературу;
— затраты на электронную обработку данных;
— затраты на безопасность и транспортные расходы.
• Затраты на проект в целом:
— затраты на управление;
— затраты на обслуживание проекта;
— арендная плата;
— прочее.
Носители затрат
• Проект в целом.
• Составляющая проекта.
• Рабочий пакет.
Распределение общих затрат на проект по видам и носителям имеет большое значение для последующего контроллинга, поскольку именно благодаря ему возможно провести продуманное сравнение плановых и фактических расходов в процессе реализации проекта. Далее имеет смысл приурочить отдельные затраты к запланированным отрезкам времени и все имеющиеся на данный момент затраты представить на временной шкале. Таким образом можно вовремя распознавать «финансовые бреши» и принимать соответствующие меры.