3.6.4. Подключение агентств
В зависимости от вида и масштаба мероприятия, как уже многократно подчеркивалось, может оказаться целесообразным заключение договоров с соответствующими рекламными, медиа- или
event-агентствами по вопросам разработки стратегии успеха или реализации мероприятия (рис. 3.11). И все же даже в случае обращения к профессионалам из event-aгенства нелишне будет тщательно проштудировать настоящую книгу и, в частности, главу о стратегии успеха. Вооружившись полученными знаниями, можно смело давать агентствам соответствующие указания.
На рынке представлены event-агенства, оказывающие полный комплекс необходимых услуг, распространяющихся на все участки планирования и проведения мероприятий, включая разработку содержания, бренда, схемы сбыта и реализации. Сверх этого имеются еще агентства, специализирующиеся на отдельных составляющих event, таких, например, как логистика мероприятий. Наконец, принятие решения зависит от масштаба мероприятия и собственных возможностей устроителя (имеющихся в наличии ноу-хау и личного состава).
Подключение агентства может стоить дорого. Затраты возможно снизить посредством четкой постановки задач в заданных рамках. И в этом настоящая книга окажет существенную помощь. Ясно, что нет смысла для каждого нового мероприятия заново изобретать велосипед при содействии агентства. Однако и отказ от обращения в агентство чреват денежными потерями, связанными с возникновением ошибок в разработке концепции либо в ее реализации. Поэтому решение на этот счет должно продумываться особенно тщательно.
Во многих случаях желательно как минимум провести предварительные переговоры с агентством, чтобы получить представление о предлагаемых услугах и их стоимости.
В случае небольших (частных) праздников нередко прибегают к услугам агентств, причем чаще всего имеют дело с предприятиями общественного питания. При таком, на первый взгляд, простом взаимодействии с «людьми со стороны» важно сделать акцент на факторах достижения успеха. Успех тех или иных блюд решительно зависит от постановки задач устроителем мероприятия.
• Какие гости будут приглашены? (Целевая группа: например, родственники и знакомые в возрасте от ... до ...)
• Имеются ли особые пожелания? (Например, вегетарианские кушанья.)
• К какому часу приглашены гости? (Официальный ужин диктует свои условия относительно категории блюд, уровня обслуживания, продолжительности застолья.)
• Что служит поводом? (Вид застолья, например свадебное меню.)
• Какие основные задачи стоят перед мероприятием и к какому разряду оно относится? (Бюджет, объем, время суток, придут гости голодными или нет и т. д.)
• В какие рамки вписывается программа? (Например, из-за слишком длинных застольных речей мероприятие может затянуться.)
Привлечение агентств приводит к возникновению сложных договорных отношений. В первую очередь, однако, здесь важно то, что риск берет на себя устроитель, а не event-агентство, которое только реализует мероприятие.
Рис. 3.11. Договорные отношения и подключение агентств
Впрочем, по отдельным направлениям складываются и непосредственные отношения между агентством по предоставлению услуг или сервисными службами и посетителями (например, так происходит в случае ресторанного обслуживания). В каждой конкретной ситуации необходимо тщательно прорабатывать юридические моменты проведения мероприятия, чтобы четко знать, кто за что несет ответственность и кто в конечном итоге «подставляет голову» (см. главу 5).
И в заключение можно напомнить одну поговорку: «Бардак внутри — бардак снаружи». Это намек на то, что при недостаточно продуманной постановке задач самый лучший представитель сервиса не добьется хорошего результата.