8.13.1.Инициирование - заседание (съезд сторонников Agenda)
Инициированием съезда сторонников Agenda занимается соответствующая группа (структурная команда), или оно происходит на самом съезде движения Agenda предыдущего созыва. Здесь же определяются главные задачи.
При постановке целей съезда следует сделать акцент на критериях, определенных во «Введении». Это зависит от того, сколько стоит в повестке дня предложений, решений или отчетов.
Инициирование должно установить примерные сроки, которые затем обсуждаются с важными участниками.
8.13.2. Старт
Командой проекта по организации съезда Agenda является так называемая структурная команда Agenda-процесса. Позже ее ряды пополнятся ведущими из числа местных граждан.
Команда должна определить сроки на выбор, которые затем будут обсуждаться с важными участниками. Сроки ориентированы прежде всего на готовность помещения и организаторов и, в первую очередь, руководства правления. Сроки проведения съезда окончательно должны быть установлены и обнародованы как минимум за полгода до его начала.
8.13.3. Подготовка
Число участников должно быть проанализировано. В письменной форме приглашаются заинтересованные и задействованные граждане (около 200 человек), население информируется и приглашается через прессу. Приглашающей стороной выступает обер-бургомистр.
Поскольку целью является привлечение к участию, действующими лицами становятся все собравшиеся граждане и все должны быть вовлечены в обсуждение.
На общем фоне выделяются следующие лица:
• ведущие из местных жителей, задействованные в течение дня;
• руководство правления, в особенности обербургомистр;
• местный совет, представленный председателями фракций. Правление и местный совет выражают свою позицию по поводу новых предложений, касающихся деятельности Agenda;
• докладчики от групп Agenda, в особенности выдвигающие предложения.
Все, в ком есть насущная потребность, должны быть приглашены заблаговременно (согласно календарному плану-графику). Обращение через прессу к новым представляющим интерес лицам должно быть проведено самое раннее за неделю до съезда Agenda, поскольку в противном случае о сроке проведения быстро забудут.
Приблизительно за три месяца до съезда Agenda группа проекта выступает с обращением к Agenda-группам о внесении ими предложений к намеченному сроку. На основе этих многочисленных предложений решается вопрос о том, будут ли поставлены в повестку дня те или иные пункты (основы, обращения, обсуждения проектов). Тем самым устанавливается ход мероприятия (табл. 8.4). Вехи повестки дня отмечены десятиминутными перерывами. План-график проведения заседания может быть соблюден очень точно также благодаря подробному обсуждению с группами данных предложений. Предложения от групп сначала распространяются в копиях в качестве проектов, вынесенных на обсуждение. Заранее зарезервированное помещение осматривается, в нем устанавливаются стулья (кресла) для названных выше действующих лиц.
В зависимости от намеченного заранее числа участников (обычно 80 ± 30 человек) бюро Agenda заказывает еду (выпечку) и напитки (холодные).
Таблица 8.4. Повестка дня съезда Agenda и подготовка по плану
|
Время |
Действие |
Подготовка |
|
17.00 |
Прибытие первых участников |
Список участников, именные таблички |
|
17.30 |
Информирование групп, биржа контактов |
, Развешивание на стенах постеров, выкладывание информационных материалов |
|
18.00 |
Приветствие обербургомистра |
|
|
Время i Действие |
Подготовка |
|
|
18.05 |
Отчет бюро Agenda |
Проектор |
|
18.15 |
Отчет правления |
Внесение проектов на обсуждение (каждый по отдельности); Указания ведущим |
|
19.00 |
Представление новых групп |
Присутствие групп |
|
19.10 |
Предложения групп |
Проекты предложений (в копиях) |
|
19.50 |
Представление новой тематической области |
Наличие карточек и доски для проведения голосования |
|
119.55 |
Перерыв |
Еда и напитки. Доска для подсчета голосов |
|
1 20.10 |
Обсуждение |
|
|
120.50 |
Подведение итогов |
Листки с записями и ящики для них |
|
21.00 |
Окончание |
|