8.9.4.Пуск - кейтеринг
Для организатора общественного питания event стартует за неделю до собственно начала event-мероприятия. Первые поставщики поставляют материалы. А потому самое позднее к моменту начала поставок должно гарантироваться, что в распоряжении имеется достаточно места для поставляемых товаров. Установка и монтаж торговых точек начинается приблизительно за три дня до старта мероприятия. При этом их установка на территории проведения праздника может состояться раньше, чем в центре города с его оживленным движением транспорта.
Самое позднее за два часа до начала event-мероприятия ларьки и палатки общепита должны быть полностью оснащены. Торговый персонал обязан пройти краткий инструктаж по поводу продаваемой продукции.
8.9.5. Event - кейтеринг
Как только стартовало event-мероприятие, становится невозможным действовать по своему усмотрению, можно только реагировать. С откупоривания пивной бочки начинается демонстрация того, насколько отлаженно функционирует оборудование.
Продажа продуктов в каждой точке общепита должна быть под постоянным контролем, с тем чтобы имелась возможность своевременно заботиться о довозе.
При снабжении точек общепита товарами следует учитывать, чтобы их транспортировка соответствовала предписаниям. Недопустимо, например, нарушение режима непрерывного охлаждения.
Вплоть до окончания мероприятия важно проверять и сопоставлять запасы отдельных точек общепита. Прежде чем затребовать от поставщиков новых партий того или иного товара, необходимо распределить между палатками и ларьками имеющиеся остатки.
На время проведения мероприятия следует избегать посменной работы, поскольку от смены к смене теряется слишком много информации. Плюс к этому постоянная команда осознает больше ответственности за деятельность точки общепита, нежели команда, которая сменяется. Во избежание перегрузки персонала целесообразно предусматривать планом дополнительно одного сотрудника, чтобы остальные благодаря этому работали с перерывами.
Отлаженное свертывание торговли по меньшей мере столь же важно, как и установление точки общепита. Все оставшиеся нераспроданными товары подлежат доставке на центральный склад. Оборудование тоже следует либо отправить на склад, либо надежно упаковать и запечатать. Нельзя упускать из виду такие, например, вещи, как ящики с напитками. Поскольку именно в конце мероприятия возникает опасность значительных потерь. Списки остатков оказываются здесь весьма полезными.
8.9.6. Последействие
Торговые палатки демонтируются; об обнаруженных повреждениях следует сообщать. Оставшиеся нераспроданными товары согласно предварительной договоренности, должны быть возвращены поставщикам. Для товаров, возврату не подлежащих, нужно найти подходящих покупателей. В случае физкультурного праздника это была местная столовая, предоставившая, кстати, организаторам общепита в распоряжение собственное оснащение.
8.9.7. Подведение итогов
Подведение итогов event-мероприятия такого масштаба растягивается на многие месяцы. Производится сопоставление затрат и поступлений. Кроме всего прочего, составляется документация, которая сыграет роль подстраховки и источника важной информации для следующего физкультурного праздника. Для организатора общественного питания проект считается завершенным с момента проведения им взаиморасчетов с организатором мероприятия.