8.4.4. Пуск - информационный тур
Фаза запуска информационного турне сравнительно коротка.
8.4.4.1. «Стартовый выстрел»
Мероприятие начинается в 9.00. Монтаж оборудования лучше всего проводить накануне вечером, самое позднее к нему можно приступить в 6.00 утра в день проведения.
8.4.4.2. Действия
Все, что касается кейтеринга, препоручается партнеру в каждом населенном пункте, где проводятся выступления. Проектная команда концентрирует усилия на реализации плана:
• размещение указателей;
• установка персональных именных табличек;
• развешивание плакатов;
• контроль кейтеринга.
8.4.4.3. Открытая дверь
С учетом того, что многие посетители приезжают заблаговременно, все должно быть подготовлено к 8.00, включая вино или кофе по случаю приветствия.
8.4.5. Event информационный тур
Ниже описывается ход event-мероприятия.
8.4.5.1. Приветствие
С приветствием к собравшимся обращается ведущий, который ведет затем всю дальнейшую программу. Пункты программы еще раз оглашаются и уточняются вкратце:
• презентация производителя процессоров;
• презентация производителя систем, работающих в реальном времени;
• презентация изготовителя инструментов разработки;
• обед;
• презентация программного обеспечения;
• обсуждение.
8.4.5.2. Перерывы между выступлениями
Во время перерывов пробуждается основная активность работников сферы сбыта. За это время им необходимо установить как можно больше личных контактов, выяснить и квалифицировать требования участников.
8.4.5.3. Окончание и прощание
Ведущий заканчивает обсуждение, с тем чтобы обеспечить своевременный демонтаж оборудования и отъезд к следующему месту проведения мероприятия. Участникам сообщается, что всю информацию, которая распространялась в этот день, они в достаточном количестве получат по почте.
8.4.6. Демонтаж
Контрольные таблицы с перечнем необходимого оснащения помогут в проведении демонтажа и сборов таким образом, чтобы ничто не было утеряно. Это означает, что демонтаж осуществляется координированно. На подхвате имеется предусмотренный персонал для обеспечения демонтажа и транспортировки оборудования.
8.4.7. Подведение итогов- информационный тур
При проведении информационного тура последействие имеет по меньшей мере столь же важное значение, что и сам event.
8.4.7.1. Обработка опросных данных
Завершение информационного тура означает конец мероприятия, однако именно после окончания мероприятия получают толчок к реализации собственно его задачи, а именно генерирование товарооборота.
Каждый работник сферы сбыта в процессе бесед с посетителями делает записи, которые позже переносятся в банк данных. Благодаря этому проясняется картина в целом, а в частности работники отдела сбыта получают четкие указания насчет того, какому клиенту следует еще предоставить какую информацию.
Необходимо:
• удовлетворить насущную потребность заинтересованных лиц в информации;
• разработать предложения по конкретным вопросам, сделать акценты на возможных уступках.
Дальнейшие действия вытекают из вышеуказанных, это:
• рассылка информации;
• обработка статистических данных;
• сопоставление затрат и прибыли.
8.4.7.2. Завершение работ
Каждое отдельное мероприятие и информационный тур в целом обсуждаются и оцениваются всей командой. За основу берутся обобщение данных обратной связи и учет результатов опросов. Также принимаются во внимание отзывы представителей фирм и собственных сотрудников.
Необходима и работа по итогам с прессой (местными периодическими изданиями, профессиональными журналами); оценка резонансов в прессе — дополнительный поставщик индикаторов.
И наконец, завершение информационного турне предполагает составление финансового отчета.