8.6.4. Пуск - загородная экскурсия для работников
За неделю до начала симпозиума необходимо провести дополнительные переговоры с принимающей стороной относительно окончательного количества спальных мест, учебных помещений и еды.
За несколько часов до официального начала организатор должен быть на месте, чтобы уладить последние договоренности, обсудить финансовое и организационное регулирование и подготовить
помещения. В это время важно обеспечить доступность организатора или лица, уполномоченного выполнять организационные функции, для телефонных переговоров.
8.6.5. Event - загородные экскурсиии для работкиков
Симпозиум начинается с приветствия участников и внесения их в списки. Вступительный доклад настраивает аудиторию на тематику симпозиума.
Программные пункты реализуются по плану. Для пунктов программы, зависящих от погодных условий, возможны подходящие замены или альтернативный план-график (предпочтительно доклады).
Официальное окончание симпозиума должно состояться незадолго до прощального угощения кофе с присутствием всех участников, после чего люди постепенно разъезжаются. Во время окончания можно еще раз обратить внимание на открытые вопросы (расчеты, возврат технического оснащения, возврат рукописей).
При прощании с участниками и произнесении благодарственной речи в адрес принимающей стороны и организаторов обязательно присутствие представителя от правления.
8.6.6. Последействие
Симпозиум завершают демонтаж и возврат технического оборудования, упаковка и транспортировка собственного технического оснащения и расчеты с принимающей стороной, докладчиками и всеми, кто понес прочие издержки.
8.6.7. Подведение итогов
Организатор производит взаиморасчеты с принимающей стороной (окончательный расчет за проживание в гостинице, помещения для проведения симпозиума, техническое оснащение, питание), докладчиками (дорожные расходы, гонорары), участниками (гостиница, сборы на проведение конференции, материалы, питание) и прочими затратными службами (транспорт, event-мероприятия, материалы) и, наконец, с обществом, проводившим конференцию.
Информация для печати (местной прессы и профессиональных изданий) и сообщения в газету, выпускаемую обществом, должны в каждом случае учитывать специфику целевых групп.
Если к итогу симпозиума приурочен выпуск сборника докладов, он может растянуться надолго, а потому должен планироваться как самостоятельный проект.