8.3.4. Пуск - участие в ярмарке
Основные моменты фазы пуска сводятся к следующему:
• Приблизительно за 1—2 месяца до проведения ярмарки ярмарочный стенд проверяется с точки зрения укомплектованности и подготавливается к транспортировке.
• Примерно за одну неделю до начала ярмарки строительные рабочие начинают монтировать стенд.
• Накануне первого дня ярмарки инструктируют хостесс, распределяют фирменную одежду, еще раз проверяют ярмарочный стенд и все к нему относящееся на предмет полной укомплектованности.
• Утром перед самым открытием необходимо проконтролировать или осуществить выполнение следующих пунктов:
— чистота и порядок на стенде, свободный проход и обзор;
— оптимальное качество предлагаемого пива (температура, пена, вкус и т. д.);
— обсуждение стенда с сотрудниками пивоваренной компании Beck & Со (состав команды стенда), а также с хостесса-ми; информирование о правилах игры (уход за пределы стенда, выполнение отчетов о переговорах, актуальные темы и т. д.).
• К моменту открытия ярмарки гарантируется:
— команда стенда и девушки-хостессы присутствуют на стенде и проинструктированы;
— вся документация готова к использованию.
8.3.5. Event - участие в ярмарке
8.3.5.1. Приветствие
Сотрудники за стойкой при входе на ярмарочный стенд или участники команды стенда приветствуют клиентов и гостей и подводят их к желаемым партнерам по переговорам.
8.3.5.2. Программа
Стенд ежедневно открывается в 10.00 и закрывается в 18.00 (последнее разливное пиво продано). Все это время переговоры с клиентами продолжаются и документируются в отчетах о посещениях. Отчеты о посещениях сдаются при уходе со стенда.
8.3.6. Последействие
По окончании участия в ярмарке осуществляются:
• демонтаж ярмарочного стенда;
• анализ и распределение для последующей обработки отчетов о посещениях между сотрудниками службы выездных работ.
8.3.7. Подведение итогов
В процессе подведения итогов работы на ярмарке или подготовки решения о последующем участии в ней предпринимаются следующие шаги:
• отправка на склад ярмарочного стенда, определение причиненных ему повреждений, при необходимости — ремонт;
• контроллинг расходов, т. е. сравнение расходов запланированных и фактических, а также анализ отклонений;
• анализ отчетов и мнений по поводу качества работы на ярмарке как основа для принятия решения об участии в следующем году;
• обработка отчетов о посещении сотрудниками службы выездных работ;
• принятие решения о новом участии (анализ отношения затрат
и прибыли).