Ускорение взыскания денежных средств
Различные методы взыскания и выплат денег, применяемые фирмой для повышения эффективности управления денежными средствами, представляют собой две стороны медали. Вместе взятые они повышают коэффициент полезного действия управления денежными средствами. В принципе, все сводится к тому, что ускорение сбора денежных сумм и з-а-м-е-д-л-е-н-и-е их выплат идет на пользу компании. Фирма стремится ускорить получение сумм по счетам дебиторов, чтобы как можно скорее получить деньги в свое распоряжение. И наоборот, она стремится оттянуть расчеты с кредиторами, насколько позволяет политика поддержания кредитного доверия поставщиков, чтобы извлечь максимальную пользу из тех денежных средств, которые на данный момент имеются в наличии. Большинство относительно крупных современных предприятий использует сложные приемы ускорения сбора денежных сумм и жесткого контроля за их выплатой. Давайте посмотрим, как они это делают.
Взыскание денежных средств
Прежде всего выясним, за счет чего достигается ускорение взыскания денежных средств, включая меры, которые принимает фирма с момента продажи продукта или услуги вплоть до сбора чеков и превращения их в доступные для предприятия денежные средства. Существует несколько способов ускорения процесса сбора денежных средств, которые можно применять по отдельности или в комплексе: 1) ускорить подготовку и пересылку счета-фактуры (invoice); 2) ускорить пересылку платежных документов от клиентов к фирме; 3) сократить время, в течение которого полученные платежи остаются неинкассированными фондами.
Счет-фактура (invoice)
Документ, подготовленный продавцом и переданный покупателю. Содержит перечень приобретенных товаров или услуг, их цену и условия продажи,
Инкассовый флоут. Второй и третий пункты вышеуказанного перечня вместе представляют инкассовый флоут (collection float) — суммарное время с момента отправки по почте чека до того момента, когда денежные средства поступают в распоряжение фирмы-адресата (рис. 9.2). Второй пункт, сам по себе, относится к почтовому флоуту (mail float), иначе говоря, ко времени почтовой пересылки чека. Третий пункт, представляющий депозитный флоут (deposit float), имеет два этапа. Первый этап, флоут обработки (processing float), — это время, необходимое фирме для внутренней обработки чеков покупателей. Этот период продолжается с момента получения чека до его сдачи в банк для зачисления на счет предприятия. Второй этап депозитного флоута, клиринговый флоут (availability float), — время, в течение которого происходит
инкассация и оплата чека через банковскую систему. Чек превращается в доступные предприятию денежные средства, когда он предъявляется банку плательщика и фактически оплачивается этим банком. В США чтобы упростить механизм отражения средств в кредите счета, Федеральная резервная система (Federal Reserve System — FRS) утвердила таблицу, регламентирующую доступность средств по чекам, депонированным на счета этого банка. Данная таблица составлена на основе усредненного времени, необходимого для того, чтобы чек, депонированный на счет одного из федеральных резервных банков, мог превратиться в доступные денежные средства для использования клиентом в конкретном регионе страны. Для счетов предприятий максимальный срок, на который производится отсрочка зачисления средств, составляет два дня. Это означает, что даже в том случае, когда инкассация чека через федеральную резервную систему фактически занимает более двух дней, денежные средства своевременно отражаются в кредите счета получателя, потому что федеральная система принимает на себя остаток флоута.
|
|
|
|
Рис. 9.2. Хронологическое представление инкассового флоута и его составляющих
Инкассовый флоут: суммарное время с момента отправки покупателем почтового отправления с платежным чеком до того момента, когда денежные средства поступают в распоряжение фирмы-адресата
Рис. 9.2. Хронологическое представление инкассового флоута и его составляющих
Инкассовый флоут важен для финансового руководителя ввиду того, что компании, как правило, приходится выжидать, пока чек, отправленный покупателем, не пройдет через банковскую систему и не превратится в конце концов в деньги, которыми компания может распоряжаться. Суть этого "состязания" заключается в том, чтобы скорее превратить отправленный по почте чек в доступные денежные средства, поэтому финансовый директор стремится максимально сократить инкассовый флоут. Далее мы исследуем разнообразные способы ускорения сбора платежей, для того чтобы увеличить объем доступных денежных средств.
Оперативность выставления счетов. Совершенно очевидный способ ускорить получение денежных средств от дебиторов, который частенько упускается из виду, заключается в оперативной выписке счетов и передаче их клиентам. Последние далеко не одинаково подходят к осуществлению платежей. Некоторые из них оплачивают свои счета в период действия тарифных скидок или в день истечения срока платежа (а иногда и позднее), в то время как другие платят сразу по получении счета-фактуры. Как бы то ни было, ускоренная подготовка и отправка счетов приводят к более быстрому осуществлению платежей уже по той причине, что счета быстрее попадают к покупателям и имеют более ранние даты скидок и истечения сроков платежа. Для достижения этой цели можно компьютеризировать выписку счетов. Кроме того, некоторые компании находят полезным прилагать счета к сопроводительным документам при отправке груза, передавать счета по факсу и даже запрашивать авансовый платеж.
Прибегая к заранее согласованному дебитованию (preauthorized debit), можно целиком исключить этап, связанный с выпиской и обработкой счетов. Клиент заключает соглашение с фирмой, которое позволяет последней в указанные дни производить автоматическое дебитование банковского счета клиента или переводить денежные средства из банка клиента в банк фирмы. Именно так зачастую осуществляются платежи по ипотеке и страховым полисам, поскольку и те, и другие связаны с периодическими выплатами фиксированных сумм.
Согласованное дебитование (preauthorized debit)
Перевод денежных с у м м в указанный срок с банковского счета плательщика на банковский счет получателя; перевод инициируется получателем при наличии предварительно выданного разрешения со стороны плательщика,
Система арендованных почтовых ящиков. Арендованный почтовый ящик (lockbox) является важнейшим в Соединенных Штатах Америки средством ускорения инкассации денежных переводов. Компания арендует почтовый ящик в ближайшем почтовом отделении и уполномочивает свой банк производить выемку денежных переводов. При выписке счета клиентам дается указание отправлять денежные переводы по адресу этого ящика. Несколько раз в день банк производит выемку корреспонденции и депонирует чеки непосредственно на счет фирмы. Происходят регистрация чеков и их клиринг для превращения в денежные средства. Фирма получает соответствующее уведомление о поступлении чеков, а также перечень принятых платежей и все материалы, изъятые из почтового ящика. Документы на перевод денежных средств зачастую сканируют и сохраняют в виде графических файлов, которые затем пересылают по электронной почте или передают на компакт-диске. Преимущество этой системы заключается в том, что чеки депонируются до, а не после обработки и бухгалтерского учета. Одним словом, аренда почтовых ящиков устраняет флоут обработки. Современный уровень технического развития обеспечивает еще большие преимущества пользователям арендованных почтовых ящиков, ввиду усовершенствования механизмов ввода данных и автоматизации информационных потоков.
Арендованный почтовый ящик (lockbox)
Почтовый ящик на почте, обслуживаемый банком клиента, в который на имя данного клиента поступают переводы денежных средств, Почтовые ящики, арендованные для торгово-розничных операций, обслуживают большое количество переводов мелких и средних сумм, тогда как почтовые ящики, арендуемые для обслуживания оптовых сделок, предназначены для небольшого объема переводов крупных денежных сумм.
Многие предприятия имеют множество точек сбора денежных средств в виде сети арендованных почтовых ящиков. Такая сеть позволяет сократить почтовый и клиринговый флоут, так как почтовые ящики арендуются вблизи рассылочных пунктов клиентов. Система арендованных почтовых ящиков обычно строится на региональной основе, когда компания подбирает региональные банки в соответствии со своими принципами работы со счетами. Перед определением рабочих регионов и количества точек сбора проводится анализ экономической целесообразности альтернативного плана с точки зрения поступления чеков для депонирования. В большинстве случаев лучшими точками сбора денежных средств являются города, расположенные на пересечении возд}тпно-транспортных магистралей, так как большая часть корреспонденции отправляется авиапочтой.
Отметим еще раз: главное преимущество системы арендованных почтовых ящиков заключается в том, что чеки быстрее поступают в банк и быстрее зачисляются на счет фирмы, чем если бы до депонирования в банке их пропускали через бухгалтерию предприятия. Главный недостаток арендованных почтовых ящиков — связанные с ними затраты. Поскольку, помимо обычных клиринговых операций, банк предоставляет ряд дополнительных услуг, он требует за них компенсацию. Предприятию будет невыгодно арендовать почтовые ящики, если объем его денежных переводов невелик, потому что затраты в данном случае почти прямо пропорциональны количеству депонируемых чеков. Отметим, что сейчас банки могут предоставить своим клиентам возможность пользоваться услугами так называемых электронных почтовых ящиков (electronic lockbox).