Новая технология обработки платежных документов
Появление новых технологий избавляет нас от необходимости ворошить горы бумаг, позволяя все быстрее получать все большие объемы все более качественной информации.
Обработка счетов с помощью арендованных почтовых ящиков переживает этап технологической революции. Финансовые руководители уже наблюдают значительные улучшения. Еще более значительные улучшения ожидают нас в будущем. Технологии распознавания изображений избавляют нас от необходимости ворошить горы бумаг (чеков, почтовых конвертов и множества других платежных документов) и ускоряют обработку этих важных источников платежной информации. Некоторые ведущие банки уже завершили переход к технологии распознавания изображений на начальном этапе (first-pass imaging). Они выполняют сканирование каждого бумажного документа в тот момент, когда он попадает в почтовый ящик. После этого каждый, кто выполняет какую-либо обработку, работает с изображением соответствующего документа на экране компьютера, а не с его "твердой копией". Сотрудники начинают свою работу гораздо раньше и выполняют ее гораздо быстрее.
Кроме того, экономичные способы использования технологий интеллектуального распознавания символов (intelligent character recognition — ICR) означают, что все большие объемы платежной информации, предоставляемой корпорациями своим банкам, "считываются" соответствующими компьютерными программами, а не набираются вручную человеком-оператором. Банки, использ\тощие ICR, передают все более точную информацию о денежных поступлениях и делают это гораздо быстрее, чем прежде. В перспективе банки надеются заменить узкоспециализированную обработку счетов с помощью технологии арендованных почтовых ящиков на более широкие услуги, связанные с обработкой документов о дебиторской задолженности. Управление денежными средствами будет меняться постоянно.
Это можно увидеть прямо сейчас
Одна лишь возможность архивирования сделала бы технологии распознавания изображений чрезвычайно полезным новшеством. Чтобы просмотреть какой-либо документ в электронном виде, требуется нажать две-три клавиши. На все это уходит всего несколько секунд. Это намного лучше, чем целыми днями ждать поставки ящиков со склада. Но архивы — это лишь побочный продукт. Главными достоинствами использования банками компьютерных программ распознавания изображений являются:
• экономия времени. Компании могут просматривать интересующие их изображения на Web-сайте своего банка буквально через пару часов после поступления соответствующих документов в этот банк; им не приходится ждать доставки целые сутки (и даже дольше);
• удобство доступа. Каждый, кому необходимы данные, может увидеть соответствующие изображения на экране своего компьютера; менеджерам, которые занимаются управлением денежными средствами, уже не приходится обращаться в банк от имени своих коллег в кредитном отделе;
• высокая эффективность. С документами могут работать несколько служащих одновременно.
Источник. Richard Н. Gamble, "A New Chapter in Lockbox Technology", Business Finance (March 2003), p. 35-38.(www. bf mag. com). © 2 0 0 3 Penton Media, Inc. И с п о л ь з у е т с я с разрешения. Все права защищены.
Самый лучший способ проверить целесообразность использования арендованных почтовых ящиков — сравнить увеличение затрат на внедрение более эффективной системы с величиной предельного дохода, получаемого за счет ускоренного сбора денежных средств. Система считается рентабельной, если доход превышает затраты; в противном случае не стоит за нее и браться. Степень рентабельности в первую очередь зависит от географического рассредоточения клиентов, объемов регулярных денежных переводов и нормы прибыли на высвобожденные денежные средства.